Cómo organizar un evento accesible: zonas de asientos, acceso e información clara

Ya vendiste 200 boletos para tu congreso del sábado y el recinto acaba de preguntarte si debe reservar 6 o 12 espacios para personas en silla de ruedas. No tienes una respuesta porque nadie preguntó por esa necesidad durante el proceso de compra.

Es justo en ese momento cuando muchos organizadores se dan cuenta de que la accesibilidad no tiene por qué ser un proyecto independiente. Se trata de tomar algunas decisiones que ya forman parte de la organización de un evento, pero con un poco más de anticipación.

Los organizadores que quieren llegar a un público más amplio, incluidas personas mayores, familias con carriolas y personas con movilidad reducida, suelen encontrarse con el mismo obstáculo: creen que ofrecer un evento accesible requiere un equipo especializado, un presupuesto adicional o un software que no tienen.

Pero no necesariamente es así. Puedes comenzar con 3 elementos que se configuran con las herramientas de venta de boletos que ya tienes a tu alcance: un tipo de boleto que permita reservar los espacios adecuados, una página de evento que explique qué pueden esperar los asistentes y un mensaje que les llegue antes de su llegada para evitar confusiones.

Comienza por los tipos de boletos y las zonas de asientos

Ticketopolis te permite vender boletos por zonas, además de las entradas generales. Así puedes destinar una sección cercana a una entrada, con pasillos más amplios o próxima a los sanitarios, y ofrecerla como un tipo de boleto independiente. Configurar esta opción toma aproximadamente 5 minutos.

De esta manera, resuelves la distribución de los espacios antes de que se convierta en una llamada de última hora al recinto durante la semana del evento.

También puedes consultar una cifra concreta: cuántos boletos para esa zona has vendido y cuántos quedan disponibles. Todo desde el mismo panel de control que utilizas para revisar el resto de tus ventas.

Importante: reservar una zona no garantiza por sí solo que el evento sea accesible. Es necesario confirmar con el recinto que los espacios, las rutas de circulación y los accesos realmente respondan a las necesidades de los asistentes.

Utiliza tu página de evento para responder las preguntas importantes

La página personalizable donde describes tu evento también es el lugar ideal para responder las 3 preguntas que suelen hacerse las personas que necesitan condiciones específicas de acceso: ¿Dónde puedo estacionarme o dónde pueden dejarme? ¿Existe una ruta sin escalones hasta mi asiento? ¿Con quién puedo comunicarme si algo no funciona el día del evento?

Un párrafo breve con respuestas concretas, acompañado, por ejemplo, de un enlace a Google Maps que señale la entrada accesible, puede ser mucho más útil que cualquier distintivo o ícono.

En particular, las personas mayores pueden decidir si compran un boleto según el nivel de detalle de esa información, no simplemente porque la palabra «accesible» aparezca en algún lugar de la página.

Evita las descripciones ambiguas. En lugar de afirmar que el recinto es accesible, especifica qué entrada deben utilizar los asistentes, si hay escaleras en el recorrido y qué servicios están disponibles. Siempre que sea posible, confirma previamente estos datos con el personal del lugar.

Envía la información con suficiente anticipación

El último elemento es el momento en que compartes la información. Puedes enviar a tus asistentes un mensaje con indicaciones útiles entre 2 y 3 días antes del evento. Si tu público es bilingüe, prepara la información en español e inglés e incluye nuevamente el punto de acceso, la entrada más cercana sin escalones y un teléfono de contacto. Este recordatorio ayuda a que las personas pasen de preguntarse "¿espero que todo salga bien?" a tener un plan confirmado.

Si tu evento es el sábado, envía el mensaje el jueves, no el viernes por la tarde. Para una persona mayor o alguien que utiliza silla de ruedas, recibir esta información con anticipación puede marcar la diferencia entre asistir con tranquilidad y terminar solicitando un reembolso por falta de información.

La accesibilidad comienza desde la planeación

Nada de esto requiere contratar un equipo más grande ni adquirir un nuevo software. Lo importante es incorporar la accesibilidad a la configuración habitual de tus eventos, de la misma manera que decides el precio de la entrada general o dónde estará ubicada la puerta de acceso.

Imagina a un organizador en Monterrey que prepara un festival comunitario para diciembre. Reserva 12 lugares accesibles cerca de la entrada principal, redacta 4 oraciones con indicaciones claras sobre cómo llegar a esos espacios y envía un mensaje recordatorio durante la semana del evento.

Ese es el punto de partida. No necesita contratar a un consultor, crear una partida presupuestal independiente ni utilizar otra aplicación para comenzar a mejorar la experiencia de sus asistentes.

Los beneficios se notan antes y durante el evento

Los resultados se reflejan principalmente en 2 aspectos. Primero, en las personas que deciden comprar porque saben, antes de pagar, que tomaste en cuenta sus necesidades. La información clara les permite evaluar si el evento es adecuado para ellas y organizar su asistencia con mayor confianza. Segundo, en una jornada más tranquila para tu equipo. Las preguntas que normalmente llegarían a tu teléfono el sábado, justo en la entrada, pueden quedar resueltas desde el jueves.

Si tu próximo evento necesita zonas de asientos, una página con información más clara y un recordatorio oportuno, regístrate gratis en Ticketopolis y configura tu primer tipo de boleto por zonas antes de finalizar el plano de distribución.

Hazlo esta misma semana, ya sea que organices tu evento en Guadalajara, Puebla, Monterrey o cualquier otra ciudad. Así tendrás preparada la información de acceso antes de que alguien tenga que solicitarla.

Venta de boletos para exposiciones de arte, inauguraciones de galerías y noches de museo

Una inauguración con el lugar lleno parece todo un éxito. Hasta que el espacio empieza a sentirse demasiado reducido, el vino se acaba una hora antes de lo previsto y todavía no tienes una cifra real de cuántas personas entraron. Que la entrada sea gratuita no significa que puedas prescindir de la planeación. Un sistema de boletaje diseñado para conciertos y conferencias funciona igual de bien para la inauguración de una galería o una visita al museo con horario asignado, ya sea en Ciudad de México, Guadalajara o una ciudad más pequeña. Además, resuelve precisamente los problemas que una lista de invitados en papel no puede solucionar.

El problema de dejar entrar a todos al mismo tiempo

Muchas galerías y espacios culturales siguen organizando sus inauguraciones como lo hacían hace 10 años: una invitación abierta, una hoja para registrar a los asistentes y un cálculo aproximado de la capacidad del lugar. Esto funciona hasta que una exposición popular atrae a más personas de las que caben en el espacio, o cuando dos personas (un donante y un contacto de prensa, por ejemplo), terminan atrapadas en la misma multitud en la entrada un viernes por la noche.

Los talleres con horarios definidos o las charlas con boletos que se realizan como parte de una exposición son todavía más difíciles de administrar con papel, porque no hay una forma sencilla de limitar una sesión a 20 o 30 lugares, ni de saber después quiénes asistieron realmente.

Configura los boletos según la dinámica de tu espacio

En Ticketopolis puedes crear un tipo de boleto gratuito para la entrada general a la inauguración y otro por separado, con cupo limitado, para un horario específico, una charla con el curador o un taller de pago que se realice durante la exposición.

Establecer un límite para cada tipo de boleto te permite controlar exactamente cuántas personas pueden estar en el espacio al mismo tiempo, algo que una hoja de registro nunca podrá hacer. Además, puedes personalizar la página de tu evento con tus propias imágenes y colores, en lugar de utilizar una plantilla genérica, para que se sienta como una extensión de la propia exposición.

Y esto no es un detalle menor. Para muchos visitantes, esa página será su primer acercamiento a la muestra, ya sea que la descubran en Facebook, TikTok o mediante un mensaje de WhatsApp que les reenvió un amigo.

La noche del evento, el registro mediante códigos QR permite que tu equipo registre a los invitados en la entrada en apenas 2 o 3 segundos, en lugar de buscar nombres en una lista impresa. Ese simple cambio transforma la entrada: deja de ser un cuello de botella y se convierte en algo mucho más parecido a entrar directamente al espacio, que es justamente la experiencia que quieres ofrecer a quienes llegan para disfrutar del arte.

Qué puedes lograr más allá de la inauguración

Entonces, ¿qué cambia realmente para tu galería o museo? Los límites de aforo ayudan a mantener el espacio cómodo y dentro de la capacidad permitida, en lugar de saturarlo. El registro mediante códigos QR permite que tu personal pase la velada conversando con los visitantes y artistas, en vez de tener que controlar una fila en la entrada.

Además, como todos los boletos, gratuitos o de pago, se administran desde un mismo sistema, al terminar tendrás una cifra real de asistencia y una lista de las personas que acudieron. Esta información te será útil la próxima vez que solicites un apoyo o una beca, presentes una propuesta a un patrocinador o simplemente quieras invitar de nuevo al mismo público a la siguiente exposición en ese mismo espacio.

Imagina un pequeño colectivo en Oaxaca, Monterrey o Puebla que organiza su primer taller con boletos como actividad complementaria a una exposición colectiva. Limitan el taller a 80 lugares, mantienen gratuita y sin un cupo previamente establecido la entrada a la inauguración y registran a ambos grupos con el mismo escaneo de códigos QR, en la misma puerta, un sábado o domingo por la noche.

Sin listas impresas, sin necesidad de utilizar otro sistema para la actividad de pago: al terminar la velada, tienen un registro claro de cuántas personas asistieron a cada actividad.

Tu siguiente paso

Tu próxima inauguración no necesita un sistema más complicado. Necesita uno diseñado precisamente para este tipo de eventos, tanto si has organizado una exposición como si ya llevas 50.

Regístrate gratis: te tomará menos de 5 minutos. El plan Gratis no te costará nada antes de que vendas tu primer boleto y, con los planes de pago, solo se cobra una comisión cuando se venden boletos.

Configura un tipo de boleto gratuito para la entrada general y otro con cupo limitado para tu próxima charla o taller. Antes de abrir las puertas, te recomendamos probar el registro mediante códigos QR con tu propio equipo.

Las últimas 48 horas antes de tu evento: checklist de venta de boletos y comunicación

Cuando faltan dos días para tu evento, la lista de pendientes deja de centrarse en la planeación y pasa a la ejecución. Los proveedores están contratados, el programa está definido y ahora todo depende de asegurarte de que las personas que compraron boletos realmente asistan y de que quienes todavía no los han comprado aún tengan oportunidad de hacerlo.

Aquí tienes un cronograma sencillo para esas últimas 48 horas, basado en las tres o cuatro herramientas que probablemente ya utilizas.

48 horas antes: recuérdales a los asistentes antes de que lo olviden

La mayoría de las personas que no asisten a un evento no cambian de opinión: simplemente olvidan que tenían planes. Envía un recordatorio a todas las personas que ya tienen boleto, incluyendo la hora, la dirección y cualquier cosa que necesiten llevar, como una identificación oficial o su código QR impreso o digital.

Este también es el último momento realmente oportuno para impulsar un código promocional dirigido a las 10 o 20 personas que han estado considerando asistir, pero todavía no compran su boleto.

Envía por correo electrónico un código de descuento breve, con una vigencia de solo 24 horas. Así, quienes todavía no se deciden tendrán un motivo para hacerlo hoy, en lugar de esperar hasta que se agoten los boletos o termine la venta.

24 horas antes: prepara el acceso, no solo el escenario

Cuando falta un día, cambia tu atención de las ventas al ingreso de los asistentes.

Si venderás boletos en el lugar para quienes lleguen sin haber comprado previamente, configura y prueba tu punto de venta a más tardar a las 6:00 p. m. Así evitarás que la primera transacción de la noche coincida con la primera vez que alguien utiliza el equipo.

Prueba también el proceso de acceso mediante códigos QR, utilizando al menos dos escáneres si tienes disponibles. Escanea un boleto de prueba y confirma que el sistema lo marque como utilizado. Después, intenta escanear el mismo código por segunda vez y verifica que el sistema detecte el intento de reutilizarlo.

Un proceso de registro de acceso que funciona sin contratiempos pasa prácticamente desapercibido para los asistentes. Uno que falla puede convertirse en la primera impresión que se lleven de tu evento.

En este momento, revisa también tus cifras de ventas en tiempo real. No se trata de preocuparte por lo que ya no puedes cambiar en un solo día, sino de estimar cuántas personas asistirán, si necesitas dos o cuatro personas en el acceso y si todavía tienes capacidad para recibir a quienes compren boletos en la entrada o, por el contrario, tendrás que limitar el ingreso.

La mañana del evento: una última revisión y deja que todo fluya

El día del evento, haz una revisión final en lugar de lanzar una nueva campaña de promoción.

Confirma que la página de tu evento siga mostrando la hora y la dirección correctas. Una proporción sorprendente de las preguntas de último minuto (quizá una de cada diez) proviene simplemente de personas que quieren confirmar datos que ya tienen.

Asegúrate de que el personal encargado del acceso pueda utilizar el sistema de registro y sepa distinguir entre un escaneo válido y un mensaje de error.

Si el equipo recibirá pagos en efectivo o con tarjeta en el lugar, confirma que todos conozcan los precios vigentes y que los códigos promocionales que ya no deban aplicarse estén desactivados. Así evitarás que alguien reciba un descuento por error al comprar en la entrada.

Cuando se abran las puertas, tu trabajo ya no será seguir vendiendo. Será asegurarte de que las ventas que ya realizaste se traduzcan en una llegada organizada y sin contratiempos.

Enviar un recordatorio claro 48 horas antes, probar el proceso de acceso 24 horas antes y revisar las cifras una última vez la mañana del evento son acciones que marcan la diferencia entre un acceso caótico y uno ordenado.

Si tienes un evento en los próximos días, regístrate gratis hoy mismo si todavía no lo has hecho. Te tomará menos de cinco minutos. Esta noche, repasa esta lista: prueba un escaneo de código QR, envía un recordatorio y revisa tus cifras antes de terminar el día.

Convierte tu evento en vivo en una segunda fuente de ingresos con videos bajo demanda

Se encienden las luces, el público comienza a salir y las ventas de boletos se detienen junto con el evento. Para muchos organizadores, ese es el final de la historia. Pero no tiene por qué serlo. La grabación que se queda guardada en una laptop durante las siguientes tres semanas, sin que nadie la toque, todavía podría generar ingresos entre las personas que nunca compraron un lugar para asistir.

Piensa en quiénes podrían estar interesados en esa grabación: alguien que se inscribió a un congreso empresarial, pero no pudo asistir a la conferencia magistral por un compromiso; un fan que vive a dos estados de distancia y no pudo viajar para el concierto, pero estaría dispuesto a pagar por ver la presentación después; o un estudiante que se perdió una de las sesiones en vivo de tu curso y necesita verla para ponerse al corriente.

Ninguna e estas personas necesitaba estar físicamente en el lugar. Necesitaban acceso, y ese acceso es algo que puedes seguir vendiendo incluso después de cerrar las puertas.

¿Por qué es importante? Porque cuando termina tu evento, el trabajo más difícil ya está hecho: planearlo, promocionarlo y llevarlo a cabo. Vender la grabación después no significa iniciar un proyecto nuevo. Es una segunda venta que aprovecha un trabajo por el que ya invertiste tiempo y dinero.

En un congreso, puedes vender las grabaciones de las sesiones a quienes se registren después del evento. En un concierto, puedes ofrecer la presentación completa a los fans que viven fuera de tu ciudad. Y en un curso, puedes vender el acceso a las clases grabadas para que los estudiantes las consulten tantas veces como necesiten.

La clave para que esto funcione es decidir grabar antes de que comience el evento, no cuando ya terminó. Planea con anticipación un buen ángulo de cámara y un audio de calidad. Así podrás identificar cuáles son los dos o tres momentos de la presentación que tendrán mayor valor por sí mismos.

Una vez que tengas la grabación, vender el acceso funciona de manera muy similar a la venta de boletos para el evento en vivo.

En Ticketopolis puedes configurar un tipo de boleto independiente para la versión bajo demanda de tu evento, establecer su propio precio y entregarlo como cualquier otro boleto: por WhatsApp o correo electrónico.

No importa si utilizas el plan Gratis, Profesional o Premium. El boleto para acceder al contenido bajo demanda se administra desde la misma cuenta y la misma página del evento, y aprovecha las mismas opciones de pago que utilizaste para recibir a los asistentes en vivo.

La promoción de la grabación es donde las herramientas de marketing demuestran su valor. El seguimiento mediante los píxeles de Facebook y TikTok, que utilizas para vender tus boletos para el evento en vivo, también te permite volver a dirigirte a las personas que hicieron clic, pero no compraron durante las 48 horas previas al evento.

Publica la grabación en las primeras 24 horas, no 24 días después, y ese mismo público se convertirá en una de tus oportunidades de venta más fáciles de aprovechar.

Ticketopolis fue creado por un equipo con más de 15 años de experiencia en la venta de boletos para eventos. Esa trayectoria es parte de la razón por la que el boleto para contenido bajo demanda se administra junto a tus tres tipos de boletos habituales, en lugar de estar en una plataforma o sistema separado.

Tu evento no tiene por qué limitarse a una noche en un recinto. También incluye todo lo que preparaste para hacerla posible, y ese trabajo puede seguir generando ingresos mucho después de que termine la última presentación.

Si ya tienes tu próximo evento en el calendario, no esperes hasta la última sesión para decidir que quieres grabarlo. Configura desde ahora el tipo de boleto para acceder al contenido bajo demanda, define cómo vas a realizar la grabación y regístrate gratis en Ticketopolis.

Crear la página de tu evento toma menos de 5 minutos. A partir de ahí, podrás gestionar las ventas de boletos para el evento en vivo y para el contenido bajo demanda al mismo tiempo.

Menos administración, más eventos: lo que una plataforma de venta de boletos debería automatizar por ti

Organizar eventos recurrentes, ya sea una reunión de un día, un festival de dos días cada año, un congreso mensual o una expo cada seis meses, significa repetir una y otra vez las mismas tareas poco atractivas. Si organizas eventos por tu cuenta o formas parte de un equipo pequeño, seguramente sabes en qué se te va realmente la semana: no en mejorar el evento, sino en responder solicitudes de boletos, dar seguimiento a pagos y revisar tus cifras de ventas en una hoja de cálculo que nunca está del todo actualizada.

Ese es precisamente el problema que resuelve un software de gestión de eventos con funciones de automatización. Para entender su valor, vale la pena comparar cómo transcurre una semana típica antes y después de contar con las herramientas adecuadas.

Antes: una semana cualquiera

El lunes todavía tienes que identificar a quién corresponde una transferencia bancaria que alguien te envió directamente por WhatsApp y marcar el pago manualmente. El martes, una persona te pregunta dónde está su boleto porque aún no has encontrado tiempo para enviárselo. El miércoles abres una hoja de cálculo para revisar cuántos boletos quedan de cada tipo (acceso general, lugares numerados o por zona) y las cifras no coinciden con lo que recuerdas haber vendido. El jueves detectas una compra sospechosa: quizá sea un cargo duplicado o una transferencia que no coincide con el nombre del comprador. No sabrás qué ocurrió con certeza hasta el viernes, si es que logras revisarla.

Nada de esto es realmente organizar un evento. Es trabajo administrativo que consume tiempo sin generar un beneficio visible y que, además, se multiplica conforme crecen las ventas. Cuantos más boletos vendes, más tareas de este tipo se acumulan.

Después: lo que la automatización resuelve por ti

Con Ticketopolis, esa misma semana puede ser muy diferente. Cuando alguien compra un boleto, la plataforma lo envía automáticamente una vez confirmado el pago. Así, el martes ya no tienes que responder mensajes preguntando dónde está el boleto. La detección automática de fraudes revisa las compras conforme se realizan e identifica aquellas que merecen una segunda revisión, en lugar de obligarte a examinar cada transacción por tu cuenta.

En vez de dedicar el miércoles a revisar hojas de cálculo, puedes consultar un panel de estadísticas en tiempo real que muestra exactamente cuántos boletos se han vendido de cada tipo. Y cuando llega el sábado por la noche y se concentra la entrada de asistentes, el acceso mediante códigos QR te permite registrar quién está ingresando al evento. Además, los compradores pueden pagar mediante los distintos métodos disponibles sin que tengas que conciliar cada operación manualmente.

La automatización también abarca el marketing. Los códigos promocionales se aplican durante el proceso de compra, las campañas de correo electrónico se envían según la programación que establezcas y los datos de compra alimentan automáticamente el seguimiento mediante píxeles para tus anuncios de Facebook y TikTok. Ya no necesitas exportar manualmente una lista de compradores cada vez que quieras lanzar una campaña.

Más de 15 años de experiencia organizando eventos han dado forma a la manera en que Ticketopolis aborda la automatización: se enfoca en las tareas que realmente consumen tu semana, no solo en las funciones que se ven bien durante una demostración. Configurar el envío automático de boletos desde la página de un evento toma menos de cinco minutos, algo especialmente útil cuando tienes que hacerlo entre muchas otras responsabilidades.

Haz una pequeña auditoría de tu tiempo

Antes de decidir qué automatizar, conviene identificar en qué estás invirtiendo realmente tu tiempo. Durante los próximos siete días, lleva un registro sencillo de tres cosas: los mensajes sobre boletos que respondes manualmente, las veces que revisas tus hojas de cálculo y las compras que tienes que investigar porque algo no parece estar bien.

Si el domingo por la noche no puedes responder cuánto tiempo dedicaste a esas tareas, quizá sea una señal de que tu operación depende más de tu memoria que de un sistema diseñado para gestionar el trabajo.

No necesitas cifras exactas para identificar el problema. Basta con tener una idea aproximada de cuánto tiempo de tu semana dedicas a la administración y cuánto a organizar y mejorar tus eventos.

Empieza poco a poco y crece a tu ritmo

No tienes que automatizarlo todo de inmediato ni pagar por funciones que todavía no necesitas. El plan Gratis te permite comenzar con tus primeros eventos, mientras que los planes Professional y Premium incorporan más herramientas de automatización y opciones de soporte conforme tu operación lo requiera.

Empieza por el envío automático de boletos y la revisión de posibles fraudes: dos tareas que suelen generar muchos mensajes y trabajo adicional con los compradores. Después, incorpora más herramientas conforme crezca tu evento.

Si las tareas administrativas te están quitando más tiempo que la organización de tus propios eventos, vale la pena probar cuánto puede resolver por ti una plataforma diseñada para automatizarlas.

Ticketopolis lanza transmisión en vivo y video bajo demanda con tecnología de dailymotion

Ticketopolis ahora permite transmitir eventos en vivo y ofrecer video bajo demanda para eventos virtuales e híbridos, gracias a una nueva integración con Dailymotion y sin ningún costo adicional para los organizadores.

Una sola plataforma, desde la venta de boletos hasta la transmisión

Hasta ahora, los organizadores de eventos virtuales o híbridos tenían que combinar una plataforma de venta de boletos con un servicio de streaming independiente y después encontrar la manera de mantener ambos sistemas sincronizados.

Con esta integración, esa separación desaparece: el organizador configura su evento en Ticketopolis, vende los boletos de la misma manera de siempre y, desde la misma plataforma, transmite el evento en Full HD, con la señal restringida a quienes realmente compraron un boleto.

Una vez que termina el evento, esa misma transmisión puede permanecer disponible como video bajo demanda, para que los asistentes que no pudieron conectarse en vivo —o que simplemente quieren volver a verlo— puedan seguir teniendo acceso.

Cómo configuran los organizadores su transmisión

Configurar una transmisión funciona de manera muy similar a cualquier servicio estándar de streaming en vivo: Ticketopolis proporciona un servidor de transmisión dedicado y una clave única para el evento, lista para conectarse al software o equipo de transmisión que el organizador ya utiliza.

No hay un nuevo flujo de trabajo que aprender: simplemente se configuran un servidor y una clave, tal como los organizadores de eventos virtuales ya están acostumbrados a hacerlo en otros servicios.

Sin costo adicional: así es como funciona

Agregar una transmisión a un evento no genera un cargo adicional. En su lugar, el servicio se subsidia mediante un breve anuncio que se muestra cuando un asistente se conecta a la transmisión, de manera similar a los servicios de video con publicidad, pero limitado al momento en que la persona ingresa y sin interrumpir el evento.

Los organizadores con plan Premium tienen la opción de eliminar completamente este anuncio, algo especialmente útil para eventos en los que una experiencia continua y totalmente personalizada con la marca es más importante.

Diseñado para eventos, no sólo para video

Como la transmisión se encuentra dentro de la misma página del evento donde los asistentes compraron sus boletos, está diseñada alrededor de las necesidades reales de un evento y no como un reproductor de video genérico agregado a la plataforma.

El acceso permanece vinculado a la compra: el boleto desbloquea la transmisión para la persona que lo adquirió, sin que la señal pueda compartirse o reutilizarse libremente en varios dispositivos. De esta manera, las mismas medidas de control que los organizadores utilizan para el check-in presencial también se extienden al público virtual.

¿Para quién está diseñado?

Esta función está pensada especialmente para organizadores de eventos virtuales e híbridos: congresos con sesiones para asistentes remotos, festivales que transmiten un escenario para quienes no pueden asistir presencialmente, webinars y cualquier evento en el que parte del público se conecte desde un lugar distinto al recinto.

Para los eventos híbridos, esto significa que un solo tipo de boleto y una sola plataforma pueden atender tanto al público presencial como al remoto, en lugar de tener que operar dos sistemas diferentes al mismo tiempo.

Disponible ahora

La transmisión en vivo y el video bajo demanda ya están disponibles para cualquier evento en Ticketopolis, sin costo adicional, ya sea con el breve anuncio que aparece al conectarse o eliminándolo por completo con el plan Premium.

Regístrate gratis y agrega una transmisión en vivo a tu próximo evento junto con la venta de tus boletos.

Find it. Book it. Live it. Dondequiera que esté ese “ahí”.

Diplomas automáticos para congresos y expos: reconoce a tus asistentes sin papeleo

Para muchos asistentes, una constancia de asistencia no es un simple beneficio adicional: es una de las razones por las que se inscribieron. Ya sea para obtener créditos de educación continua, acreditar horas de desarrollo profesional o simplemente agregarla a su perfil de LinkedIn, contar con una prueba de su participación es tan importante como el contenido del evento.

El problema es que emitir estas constancias manualmente toma mucho tiempo. Alguien de tu equipo tiene que extraer la lista de asistentes de Excel, verificar quién realmente ingresó al evento, copiar los nombres en una plantilla de Word o PowerPoint para cada persona y enviar los documentos uno por uno. Si organizas un congreso o una capacitación de dos días, pueden ser días de trabajo para una tarea que debería tomar solo unos minutos.

Por qué tus asistentes necesitan una constancia de participación

Ya sea un seminario universitario, un congreso de una asociación profesional o un simposio virtual de 24 horas, cada vez es más común que los asistentes esperen un comprobante digital de su participación, no solo el recuerdo de haber estado ahí.

En los eventos académicos, esa constancia suele estar vinculada con requisitos específicos de educación continua, por lo que debe ser precisa. Tiene que acreditar que una persona se registró, asistió y participó en el evento, no simplemente que compró un boleto.

Y esos son precisamente los datos que una plataforma de venta de boletos ya tiene. El registro permite saber quién se inscribió y qué método de pago utilizó. El acceso mediante códigos QR permite identificar quién realmente asistió. Al combinar ambos datos, tienes todo lo necesario para emitir una constancia que refleje la participación real de cada persona, sin tener que desarrollar un sistema adicional para administrarlas.

Cómo funciona la automatización de diplomas

La función de automatización de diplomas de Ticketopolis se conecta directamente con los datos de registro y acceso de tu evento. Una vez que configuras la constancia, la plataforma genera un diploma o comprobante de asistencia para cada persona que registró su entrada, utilizando al menos tres datos que ya se recopilaron durante la inscripción: nombre del asistente, nombre del evento y fecha. También puedes incluir otros campos según tus necesidades.

No necesitas crear una lista por separado después del evento ni relacionar manualmente los registros de quienes se inscribieron con los de quienes realmente asistieron.

Esta función surgió de más de 15 años de experiencia organizando eventos y de conocer de primera mano las tareas administrativas que se repiten después de cada sesión. La automatización de diplomas responde precisamente a ese trabajo que enfrentan los departamentos universitarios y las asociaciones profesionales al emitir constancias después de sus actividades. Configurar la emisión automática de constancias para tu evento toma menos de cinco minutos desde la configuración del evento.

Un proceso sencillo de principio a fin

Imagina este escenario: tu evento se realiza el sábado, los registros de acceso quedan consolidados esa misma noche y, antes de terminar el día, las constancias ya se enviaron por correo electrónico. Los asistentes no tienen que solicitarlas ni esperar días para recibirlas.

Si organizas eventos académicos, talleres o congresos con varias sesiones, esta automatización también reduce el trabajo administrativo de última hora. La emisión de constancias se convierte en una consecuencia natural de gestionar correctamente tu evento, en lugar de transformarse en un proyecto adicional que comienza cuando todo ya terminó.

Si tu congreso, taller o evento de una asociación entrega diplomas, constancias o cualquier comprobante de asistencia, vale la pena automatizar el proceso desde el principio.

Regístrate gratis en Ticketopolis y configura tu próximo evento para que el reconocimiento a tus asistentes también sea parte de una experiencia bien organizada.