Ya vendiste 200 boletos para tu congreso del sábado y el recinto acaba de preguntarte si debe reservar 6 o 12 espacios para personas en silla de ruedas. No tienes una respuesta porque nadie preguntó por esa necesidad durante el proceso de compra.
Es justo en ese momento cuando muchos organizadores se dan cuenta de que la accesibilidad no tiene por qué ser un proyecto independiente. Se trata de tomar algunas decisiones que ya forman parte de la organización de un evento, pero con un poco más de anticipación.
Los organizadores que quieren llegar a un público más amplio, incluidas personas mayores, familias con carriolas y personas con movilidad reducida, suelen encontrarse con el mismo obstáculo: creen que ofrecer un evento accesible requiere un equipo especializado, un presupuesto adicional o un software que no tienen.
Pero no necesariamente es así. Puedes comenzar con 3 elementos que se configuran con las herramientas de venta de boletos que ya tienes a tu alcance: un tipo de boleto que permita reservar los espacios adecuados, una página de evento que explique qué pueden esperar los asistentes y un mensaje que les llegue antes de su llegada para evitar confusiones.
Comienza por los tipos de boletos y las zonas de asientos
Ticketopolis te permite vender boletos por zonas, además de las entradas generales. Así puedes destinar una sección cercana a una entrada, con pasillos más amplios o próxima a los sanitarios, y ofrecerla como un tipo de boleto independiente. Configurar esta opción toma aproximadamente 5 minutos.
De esta manera, resuelves la distribución de los espacios antes de que se convierta en una llamada de última hora al recinto durante la semana del evento.
También puedes consultar una cifra concreta: cuántos boletos para esa zona has vendido y cuántos quedan disponibles. Todo desde el mismo panel de control que utilizas para revisar el resto de tus ventas.
Importante: reservar una zona no garantiza por sí solo que el evento sea accesible. Es necesario confirmar con el recinto que los espacios, las rutas de circulación y los accesos realmente respondan a las necesidades de los asistentes.
Utiliza tu página de evento para responder las preguntas importantes
La página personalizable donde describes tu evento también es el lugar ideal para responder las 3 preguntas que suelen hacerse las personas que necesitan condiciones específicas de acceso: ¿Dónde puedo estacionarme o dónde pueden dejarme? ¿Existe una ruta sin escalones hasta mi asiento? ¿Con quién puedo comunicarme si algo no funciona el día del evento?
Un párrafo breve con respuestas concretas, acompañado, por ejemplo, de un enlace a Google Maps que señale la entrada accesible, puede ser mucho más útil que cualquier distintivo o ícono.
En particular, las personas mayores pueden decidir si compran un boleto según el nivel de detalle de esa información, no simplemente porque la palabra «accesible» aparezca en algún lugar de la página.
Evita las descripciones ambiguas. En lugar de afirmar que el recinto es accesible, especifica qué entrada deben utilizar los asistentes, si hay escaleras en el recorrido y qué servicios están disponibles. Siempre que sea posible, confirma previamente estos datos con el personal del lugar.
Envía la información con suficiente anticipación
El último elemento es el momento en que compartes la información. Puedes enviar a tus asistentes un mensaje con indicaciones útiles entre 2 y 3 días antes del evento. Si tu público es bilingüe, prepara la información en español e inglés e incluye nuevamente el punto de acceso, la entrada más cercana sin escalones y un teléfono de contacto. Este recordatorio ayuda a que las personas pasen de preguntarse "¿espero que todo salga bien?" a tener un plan confirmado.
Si tu evento es el sábado, envía el mensaje el jueves, no el viernes por la tarde. Para una persona mayor o alguien que utiliza silla de ruedas, recibir esta información con anticipación puede marcar la diferencia entre asistir con tranquilidad y terminar solicitando un reembolso por falta de información.
La accesibilidad comienza desde la planeación
Nada de esto requiere contratar un equipo más grande ni adquirir un nuevo software. Lo importante es incorporar la accesibilidad a la configuración habitual de tus eventos, de la misma manera que decides el precio de la entrada general o dónde estará ubicada la puerta de acceso.
Imagina a un organizador en Monterrey que prepara un festival comunitario para diciembre. Reserva 12 lugares accesibles cerca de la entrada principal, redacta 4 oraciones con indicaciones claras sobre cómo llegar a esos espacios y envía un mensaje recordatorio durante la semana del evento.
Ese es el punto de partida. No necesita contratar a un consultor, crear una partida presupuestal independiente ni utilizar otra aplicación para comenzar a mejorar la experiencia de sus asistentes.
Los beneficios se notan antes y durante el evento
Los resultados se reflejan principalmente en 2 aspectos. Primero, en las personas que deciden comprar porque saben, antes de pagar, que tomaste en cuenta sus necesidades. La información clara les permite evaluar si el evento es adecuado para ellas y organizar su asistencia con mayor confianza. Segundo, en una jornada más tranquila para tu equipo. Las preguntas que normalmente llegarían a tu teléfono el sábado, justo en la entrada, pueden quedar resueltas desde el jueves.
Si tu próximo evento necesita zonas de asientos, una página con información más clara y un recordatorio oportuno, regístrate gratis en Ticketopolis y configura tu primer tipo de boleto por zonas antes de finalizar el plano de distribución.
Hazlo esta misma semana, ya sea que organices tu evento en Guadalajara, Puebla, Monterrey o cualquier otra ciudad. Así tendrás preparada la información de acceso antes de que alguien tenga que solicitarla.
