Cuando faltan dos días para tu evento, la lista de pendientes deja de centrarse en la planeación y pasa a la ejecución. Los proveedores están contratados, el programa está definido y ahora todo depende de asegurarte de que las personas que compraron boletos realmente asistan y de que quienes todavía no los han comprado aún tengan oportunidad de hacerlo.
Aquí tienes un cronograma sencillo para esas últimas 48 horas, basado en las tres o cuatro herramientas que probablemente ya utilizas.
48 horas antes: recuérdales a los asistentes antes de que lo olviden
La mayoría de las personas que no asisten a un evento no cambian de opinión: simplemente olvidan que tenían planes. Envía un recordatorio a todas las personas que ya tienen boleto, incluyendo la hora, la dirección y cualquier cosa que necesiten llevar, como una identificación oficial o su código QR impreso o digital.
Este también es el último momento realmente oportuno para impulsar un código promocional dirigido a las 10 o 20 personas que han estado considerando asistir, pero todavía no compran su boleto.
Envía por correo electrónico un código de descuento breve, con una vigencia de solo 24 horas. Así, quienes todavía no se deciden tendrán un motivo para hacerlo hoy, en lugar de esperar hasta que se agoten los boletos o termine la venta.
24 horas antes: prepara el acceso, no solo el escenario
Cuando falta un día, cambia tu atención de las ventas al ingreso de los asistentes.
Si venderás boletos en el lugar para quienes lleguen sin haber comprado previamente, configura y prueba tu punto de venta a más tardar a las 6:00 p. m. Así evitarás que la primera transacción de la noche coincida con la primera vez que alguien utiliza el equipo.
Prueba también el proceso de acceso mediante códigos QR, utilizando al menos dos escáneres si tienes disponibles. Escanea un boleto de prueba y confirma que el sistema lo marque como utilizado. Después, intenta escanear el mismo código por segunda vez y verifica que el sistema detecte el intento de reutilizarlo.
Un proceso de registro de acceso que funciona sin contratiempos pasa prácticamente desapercibido para los asistentes. Uno que falla puede convertirse en la primera impresión que se lleven de tu evento.
En este momento, revisa también tus cifras de ventas en tiempo real. No se trata de preocuparte por lo que ya no puedes cambiar en un solo día, sino de estimar cuántas personas asistirán, si necesitas dos o cuatro personas en el acceso y si todavía tienes capacidad para recibir a quienes compren boletos en la entrada o, por el contrario, tendrás que limitar el ingreso.
La mañana del evento: una última revisión y deja que todo fluya
El día del evento, haz una revisión final en lugar de lanzar una nueva campaña de promoción.
Confirma que la página de tu evento siga mostrando la hora y la dirección correctas. Una proporción sorprendente de las preguntas de último minuto (quizá una de cada diez) proviene simplemente de personas que quieren confirmar datos que ya tienen.
Asegúrate de que el personal encargado del acceso pueda utilizar el sistema de registro y sepa distinguir entre un escaneo válido y un mensaje de error.
Si el equipo recibirá pagos en efectivo o con tarjeta en el lugar, confirma que todos conozcan los precios vigentes y que los códigos promocionales que ya no deban aplicarse estén desactivados. Así evitarás que alguien reciba un descuento por error al comprar en la entrada.
Cuando se abran las puertas, tu trabajo ya no será seguir vendiendo. Será asegurarte de que las ventas que ya realizaste se traduzcan en una llegada organizada y sin contratiempos.
Enviar un recordatorio claro 48 horas antes, probar el proceso de acceso 24 horas antes y revisar las cifras una última vez la mañana del evento son acciones que marcan la diferencia entre un acceso caótico y uno ordenado.
Si tienes un evento en los próximos días, regístrate gratis hoy mismo si todavía no lo has hecho. Te tomará menos de cinco minutos. Esta noche, repasa esta lista: prueba un escaneo de código QR, envía un recordatorio y revisa tus cifras antes de terminar el día.
