Convierte tu evento en vivo en una segunda fuente de ingresos con videos bajo demanda

Se encienden las luces, el público comienza a salir y las ventas de boletos se detienen junto con el evento. Para muchos organizadores, ese es el final de la historia. Pero no tiene por qué serlo. La grabación que se queda guardada en una laptop durante las siguientes tres semanas, sin que nadie la toque, todavía podría generar ingresos entre las personas que nunca compraron un lugar para asistir.

Piensa en quiénes podrían estar interesados en esa grabación: alguien que se inscribió a un congreso empresarial, pero no pudo asistir a la conferencia magistral por un compromiso; un fan que vive a dos estados de distancia y no pudo viajar para el concierto, pero estaría dispuesto a pagar por ver la presentación después; o un estudiante que se perdió una de las sesiones en vivo de tu curso y necesita verla para ponerse al corriente.

Ninguna e estas personas necesitaba estar físicamente en el lugar. Necesitaban acceso, y ese acceso es algo que puedes seguir vendiendo incluso después de cerrar las puertas.

¿Por qué es importante? Porque cuando termina tu evento, el trabajo más difícil ya está hecho: planearlo, promocionarlo y llevarlo a cabo. Vender la grabación después no significa iniciar un proyecto nuevo. Es una segunda venta que aprovecha un trabajo por el que ya invertiste tiempo y dinero.

En un congreso, puedes vender las grabaciones de las sesiones a quienes se registren después del evento. En un concierto, puedes ofrecer la presentación completa a los fans que viven fuera de tu ciudad. Y en un curso, puedes vender el acceso a las clases grabadas para que los estudiantes las consulten tantas veces como necesiten.

La clave para que esto funcione es decidir grabar antes de que comience el evento, no cuando ya terminó. Planea con anticipación un buen ángulo de cámara y un audio de calidad. Así podrás identificar cuáles son los dos o tres momentos de la presentación que tendrán mayor valor por sí mismos.

Una vez que tengas la grabación, vender el acceso funciona de manera muy similar a la venta de boletos para el evento en vivo.

En Ticketopolis puedes configurar un tipo de boleto independiente para la versión bajo demanda de tu evento, establecer su propio precio y entregarlo como cualquier otro boleto: por WhatsApp o correo electrónico.

No importa si utilizas el plan Gratis, Profesional o Premium. El boleto para acceder al contenido bajo demanda se administra desde la misma cuenta y la misma página del evento, y aprovecha las mismas opciones de pago que utilizaste para recibir a los asistentes en vivo.

La promoción de la grabación es donde las herramientas de marketing demuestran su valor. El seguimiento mediante los píxeles de Facebook y TikTok, que utilizas para vender tus boletos para el evento en vivo, también te permite volver a dirigirte a las personas que hicieron clic, pero no compraron durante las 48 horas previas al evento.

Publica la grabación en las primeras 24 horas, no 24 días después, y ese mismo público se convertirá en una de tus oportunidades de venta más fáciles de aprovechar.

Ticketopolis fue creado por un equipo con más de 15 años de experiencia en la venta de boletos para eventos. Esa trayectoria es parte de la razón por la que el boleto para contenido bajo demanda se administra junto a tus tres tipos de boletos habituales, en lugar de estar en una plataforma o sistema separado.

Tu evento no tiene por qué limitarse a una noche en un recinto. También incluye todo lo que preparaste para hacerla posible, y ese trabajo puede seguir generando ingresos mucho después de que termine la última presentación.

Si ya tienes tu próximo evento en el calendario, no esperes hasta la última sesión para decidir que quieres grabarlo. Configura desde ahora el tipo de boleto para acceder al contenido bajo demanda, define cómo vas a realizar la grabación y regístrate gratis en Ticketopolis.

Crear la página de tu evento toma menos de 5 minutos. A partir de ahí, podrás gestionar las ventas de boletos para el evento en vivo y para el contenido bajo demanda al mismo tiempo.

Menos administración, más eventos: lo que una plataforma de venta de boletos debería automatizar por ti

Organizar eventos recurrentes, ya sea una reunión de un día, un festival de dos días cada año, un congreso mensual o una expo cada seis meses, significa repetir una y otra vez las mismas tareas poco atractivas. Si organizas eventos por tu cuenta o formas parte de un equipo pequeño, seguramente sabes en qué se te va realmente la semana: no en mejorar el evento, sino en responder solicitudes de boletos, dar seguimiento a pagos y revisar tus cifras de ventas en una hoja de cálculo que nunca está del todo actualizada.

Ese es precisamente el problema que resuelve un software de gestión de eventos con funciones de automatización. Para entender su valor, vale la pena comparar cómo transcurre una semana típica antes y después de contar con las herramientas adecuadas.

Antes: una semana cualquiera

El lunes todavía tienes que identificar a quién corresponde una transferencia bancaria que alguien te envió directamente por WhatsApp y marcar el pago manualmente. El martes, una persona te pregunta dónde está su boleto porque aún no has encontrado tiempo para enviárselo. El miércoles abres una hoja de cálculo para revisar cuántos boletos quedan de cada tipo (acceso general, lugares numerados o por zona) y las cifras no coinciden con lo que recuerdas haber vendido. El jueves detectas una compra sospechosa: quizá sea un cargo duplicado o una transferencia que no coincide con el nombre del comprador. No sabrás qué ocurrió con certeza hasta el viernes, si es que logras revisarla.

Nada de esto es realmente organizar un evento. Es trabajo administrativo que consume tiempo sin generar un beneficio visible y que, además, se multiplica conforme crecen las ventas. Cuantos más boletos vendes, más tareas de este tipo se acumulan.

Después: lo que la automatización resuelve por ti

Con Ticketopolis, esa misma semana puede ser muy diferente. Cuando alguien compra un boleto, la plataforma lo envía automáticamente una vez confirmado el pago. Así, el martes ya no tienes que responder mensajes preguntando dónde está el boleto. La detección automática de fraudes revisa las compras conforme se realizan e identifica aquellas que merecen una segunda revisión, en lugar de obligarte a examinar cada transacción por tu cuenta.

En vez de dedicar el miércoles a revisar hojas de cálculo, puedes consultar un panel de estadísticas en tiempo real que muestra exactamente cuántos boletos se han vendido de cada tipo. Y cuando llega el sábado por la noche y se concentra la entrada de asistentes, el acceso mediante códigos QR te permite registrar quién está ingresando al evento. Además, los compradores pueden pagar mediante los distintos métodos disponibles sin que tengas que conciliar cada operación manualmente.

La automatización también abarca el marketing. Los códigos promocionales se aplican durante el proceso de compra, las campañas de correo electrónico se envían según la programación que establezcas y los datos de compra alimentan automáticamente el seguimiento mediante píxeles para tus anuncios de Facebook y TikTok. Ya no necesitas exportar manualmente una lista de compradores cada vez que quieras lanzar una campaña.

Más de 15 años de experiencia organizando eventos han dado forma a la manera en que Ticketopolis aborda la automatización: se enfoca en las tareas que realmente consumen tu semana, no solo en las funciones que se ven bien durante una demostración. Configurar el envío automático de boletos desde la página de un evento toma menos de cinco minutos, algo especialmente útil cuando tienes que hacerlo entre muchas otras responsabilidades.

Haz una pequeña auditoría de tu tiempo

Antes de decidir qué automatizar, conviene identificar en qué estás invirtiendo realmente tu tiempo. Durante los próximos siete días, lleva un registro sencillo de tres cosas: los mensajes sobre boletos que respondes manualmente, las veces que revisas tus hojas de cálculo y las compras que tienes que investigar porque algo no parece estar bien.

Si el domingo por la noche no puedes responder cuánto tiempo dedicaste a esas tareas, quizá sea una señal de que tu operación depende más de tu memoria que de un sistema diseñado para gestionar el trabajo.

No necesitas cifras exactas para identificar el problema. Basta con tener una idea aproximada de cuánto tiempo de tu semana dedicas a la administración y cuánto a organizar y mejorar tus eventos.

Empieza poco a poco y crece a tu ritmo

No tienes que automatizarlo todo de inmediato ni pagar por funciones que todavía no necesitas. El plan Gratis te permite comenzar con tus primeros eventos, mientras que los planes Professional y Premium incorporan más herramientas de automatización y opciones de soporte conforme tu operación lo requiera.

Empieza por el envío automático de boletos y la revisión de posibles fraudes: dos tareas que suelen generar muchos mensajes y trabajo adicional con los compradores. Después, incorpora más herramientas conforme crezca tu evento.

Si las tareas administrativas te están quitando más tiempo que la organización de tus propios eventos, vale la pena probar cuánto puede resolver por ti una plataforma diseñada para automatizarlas.