Pasas semanas coordinando a los ponentes, editando videos promocionales y creando una página de registro para una conferencia virtual. Pero dejas la venta de boletos para el final: un formulario de Google y un enlace de Zoom incluido en el correo de confirmación. Cuando llega el día del evento, no puedes saber con certeza quién pagó, quién reenvió el enlace a tres amigos o quién está realmente conectado a la sesión.
Un evento completamente virtual sigue siendo un evento. Si las personas van a aprender algo, ver una presentación o participar en una conversación a la que no tendrían acceso en ningún otro lugar, tienes algo por lo que puedes vender boletos.
¿Qué eventos virtuales vale la pena cobrar?
Muchos organizadores suponen que cobrar por el acceso solo tiene sentido cuando se trata de algo presencial: un recinto, sillas y un escenario. Sin embargo, una clase magistral, un taller de certificación, un panel con especialistas que normalmente no participan de manera gratuita o una charla exclusiva para miembros también pueden tener un precio.
La pregunta no es si los asistentes estarán físicamente presentes, sino si preparar el evento requirió trabajo y si ofrece un valor real. Si ambas condiciones se cumplen, que sea un evento informal no significa que deba ser gratuito.
Cómo configurar los boletos y el acceso
Trata la sesión como un evento con venta de boletos, no simplemente como una invitación a un seminario web. De esta manera, la configuración funciona como la de cualquier otro evento en Ticketopolis.
Crea la página de tu evento, elige el tipo de boleto —la entrada general es suficiente para la mayoría de las conferencias y clases— y establece el precio. Si quieres ofrecer un precio especial por compra anticipada, puedes configurar hasta dos categorías de boletos.
Puedes tener toda la página publicada en menos de cinco minutos. Comienza sin costo con el plan Gratis mientras pruebas el formato y cambia al plan Profesional o Premium cuando las sesiones de pago se conviertan en una actividad recurrente.
Ticketopolis lleva más de 15 años desarrollando herramientas de venta de boletos para organizadores, por lo que no tienes que improvisar una solución con herramientas desconectadas entre sí.
Cómo comunicar los detalles de acceso
Aquí es donde suelen fallar los eventos virtuales. Un enlace de Zoom compartido es fácil de reenviar, puede perderse entre los correos electrónicos y resulta prácticamente imposible relacionarlo con un asistente que realmente pagó.
Ticketopolis envía cada confirmación por dos canales: WhatsApp y correo electrónico. Así, los detalles del acceso llegan a los medios que las personas consultan habitualmente y quedan vinculados al boleto específico que compraron, en lugar de convertirse en una de las 12 copias reenviadas que circulan en un grupo de WhatsApp.
Además, el sistema de detección de fraudes trabaja en segundo plano para identificar compras duplicadas o sospechosas antes de que se conecten personas que no pagaron a una sesión cuyo precio calculaste para un grupo más reducido.
Qué hacer después de que termine el evento
El evento no termina cuando finaliza la transmisión. Las analíticas en tiempo real te permiten observar cómo evolucionaron los registros durante las 24 horas previas al inicio, independientemente de que hayas abierto la venta dos semanas antes o apenas 48 horas antes de transmitir.
Ese mismo panel también te ayuda a dar continuidad a tus acciones de marketing. El seguimiento mediante los píxeles de Facebook y TikTok te permite volver a dirigirte a personas que se registraron, pero nunca se conectaron. Por su parte, un código promocional puede motivarlas a participar en tu siguiente sesión.
Quienes pagaron por disfrutar una buena conferencia virtual suelen ser parte de tu público más interesado para futuros eventos. Ahora, además, tienes sus datos reales de compra, en lugar de limitarte a calcular cuántas personas pudieron haber recibido un enlace reenviado.
¿Y ahora qué sigue?
Un evento virtual merece el mismo cuidado que cualquier otra actividad de tu calendario. Si todavía gestionas los registros con un formulario y esperas que todo salga bien, vale la pena dedicar cinco minutos a descubrir qué puedes hacer con una página de venta de boletos.
Regístrate gratis en Ticketopolis y configura hoy los boletos para tu primer evento virtual. Organiza los registros, facilita el envío de confirmaciones y comienza a construir una base de asistentes para tus próximas sesiones.
