Incluso las ventas de boletos en línea más exitosas no siempre captan al 100% de los asistentes a un evento. Las personas que llegan sin boleto, quienes toman la decisión de asistir a última hora y quienes simplemente prefieren pagar en persona son parte normal de prácticamente cualquier evento. Precisamente por eso, contar con un sistema de punto de venta (POS) para eventos es tan importante como tener un buen proceso de venta de boletos en línea.
El problema de dejar las ventas en sitio para el último momento
Muchos organizadores dedican mucho tiempo a configurar su sistema de venta de boletos en línea y después, el día del evento, manejan las ventas con una caja de efectivo, una libreta o una terminal bancaria independiente que no tiene ninguna conexión con su sistema principal de ticketing.
El resultado son dos conjuntos de cifras que después deben conciliarse, una mayor posibilidad de cometer errores al registrar quién pagó qué y ninguna forma de aplicar a las ventas en sitio la misma protección contra fraude o validación de boletos que reciben automáticamente quienes compran en línea.
Lo que realmente resuelve un POS integrado
Un sistema de punto de venta integrado a tu plataforma de venta de boletos elimina esa brecha. En lugar de utilizar una caja registradora o terminal independiente, tu equipo en sitio puede vender boletos y, en muchos eventos, también productos, mercancía o complementos directamente desde el mismo sistema que administra tus ventas en línea.
En tu tablero, un boleto vendido en la entrada se ve exactamente igual que uno vendido en línea tres semanas antes: mismo tipo de boleto, mismo código QR y mismo registro en tiempo real dentro de tu analítica.
Esto es especialmente importante en dos situaciones. La primera son los eventos donde muchas personas compran al llegar, como ferias comunitarias, exposiciones o conciertos pequeños, donde una parte importante de los asistentes decide participar a última hora.
La segunda son los eventos que combinan preventa en línea con ventas en la entrada, como ocurre con la mayoría de los festivales y conferencias. En estos casos, el organizador necesita tener un solo conteo preciso de asistentes, en lugar de manejar dos cifras parciales.
¿Tarjeta, efectivo o ambos?
Un POS para eventos realmente funcional debe poder manejar tanto pagos con tarjeta como en efectivo. Las personas que compran directamente en la entrada son precisamente quienes tienen más probabilidades de llevar efectivo o de preferir la rapidez de pagar con tarjeta sin tener que registrarse previamente en línea.
El POS de Ticketopolis permite ambas formas de pago, por lo que tu equipo en sitio no tendrá que rechazar a un cliente simplemente porque el sistema disponible solo acepta uno de estos métodos.
Cómo configurarlo antes de abrir las puertas
Preparar un POS para un evento normalmente implica tres cosas:
Definir qué tipos de boleto y precios estarán disponibles para venta en sitio. Estos pueden ser diferentes a los precios en línea; por ejemplo, puedes establecer un precio más alto para quienes compren directamente en la entrada.
Asegurarte de que el personal tenga un dispositivo listo para utilizarlo. Puede ser un teléfono o tablet con un navegador web.
Verificar que las ventas en sitio se sincronicen automáticamente con tu sistema de check-in y analítica existente, sin necesidad de importar datos manualmente después del evento.
¿Qué significa esto para tus números después del evento?
Como las ventas en sitio se registran en el mismo sistema que las ventas en línea, el reporte posterior al evento no requiere combinar una hoja de cálculo con las ventas de puerta y después cruzarla con la información de tu plataforma.
Los ingresos, la asistencia y el desglose por tipo de boleto están actualizados desde el momento en que el último asistente entra al evento. Esto es especialmente importante cuando tienes patrocinadores, consejos directivos u otros involucrados que necesitan conocer los resultados de inmediato y no una semana después.
La protección contra fraude no termina en la entrada
Las ventas realizadas en sitio cuentan con la misma detección automática de fraude y boletos duplicados que las compras en línea. De esta manera, un boleto generado o impreso desde tu estación de POS se valida de la misma forma que uno comprado varias semanas antes.
Esto cierra una brecha de seguridad que las ventas manuales en la entrada simplemente no pueden cubrir.
Cómo empezar
Si después de tu último evento tuviste que pasar la mañana siguiente conciliando una caja de efectivo contra una hoja de cálculo, un POS integrado puede eliminar por completo ese paso.
Regístrate gratis en Ticketopolis y agrega ventas en sitio a tu próximo evento sin tener que administrar un sistema independiente.
