Una universidad organiza en un semestre más eventos que los que muchas empresas realizan en un año: ferias de empleo, conferencias con invitados, actividades para recaudar fondos de organizaciones estudiantiles, eventos deportivos, sesiones de orientación y ceremonias de graduación. Además, muchas veces cada uno está a cargo de un departamento diferente, con presupuestos distintos y poca comunicación entre ellos.
El software para venta de boletos para universidades debe poder manejar esta variedad sin obligar a cada área a aprender a utilizar una herramienta diferente para cada tipo de evento.
Una sola plataforma para todos los departamentos
El verdadero reto en un campus no es organizar un evento en particular, sino que la oficina de servicios profesionales, la asociación estudiantil, el departamento de deportes y la oficina del decano pueden estar organizando eventos durante la misma semana, generalmente sin herramientas ni presupuestos compartidos.
Una plataforma en la que cualquier departamento u organización estudiantil pueda crear su propia página de evento personalizada evita que la oficina de registro termine convirtiéndose en el proveedor de TI no oficial de la universidad para cada actividad estudiantil, conferencia o serie de eventos que necesite un formulario de registro.
Herramientas gratuitas para organizaciones con poco o ningún presupuesto
Los grupos estudiantiles y los departamentos pequeños suelen tener un presupuesto prácticamente nulo para software, por lo que pagar una suscripción o asumir un compromiso mínimo puede ser un obstáculo incluso antes de que comience el evento.
Un plan gratuito que incluya una página de evento, diferentes tipos de boletos y check-in, y cuyos costos aparezcan únicamente como un pequeño porcentaje sobre los boletos vendidos mediante los planes Professional o Premium cuando una organización necesite herramientas más avanzadas, permite que un grupo estudiantil venda boletos para una recaudación de fondos o una presentación sin tener que pedirle a la universidad que pague por adelantado una suscripción a una plataforma de boletaje.
Llegar a los estudiantes por donde realmente revisan sus mensajes
Cada vez más correos electrónicos se quedan sin leer entre estudiantes que viven pegados al teléfono entre clases. Enviar boletos y recordatorios de eventos por WhatsApp, además del correo electrónico, suele permitir llegar más rápido a los estudiantes que utilizar únicamente el correo.
Esto es especialmente útil cuando cambia de último momento el salón donde se llevará a cabo una conferencia con un invitado o cuando el horario de una feria de empleo debe modificarse debido a una suspensión por condiciones climáticas.
Mover a miles de personas por una entrada rápidamente
Pocos eventos del calendario universitario hacen pasar a tantas personas por una misma entrada en un periodo tan corto como una ceremonia de graduación o un partido deportivo importante.
El check-in mediante código QR permite escanear un boleto o gafete en cuestión de segundos. Esto es fundamental cuando una ceremonia de graduación debe acomodar a miles de familiares antes de una hora determinada o cuando un partido de rivalidad requiere que las entradas queden despejadas antes del inicio del juego.
Convertir una ceremonia en documentación que nadie tenga que preparar manualmente
La automatización de diplomas y certificados(generando y entregando la documentación con base en los datos reales de asistencia) fue desarrollada pensando en congresos y eventos profesionales, pero también tiene una aplicación directa en el ámbito académico.
Los programas de educación continua, cursos con certificación y programas de capacitación profesional organizados por las áreas de extensión universitaria o educación ejecutiva necesitan comprobar la participación y entregar constancias sin que un miembro del personal tenga que preparar y enviar cada documento manualmente después del evento.
Datos que cada departamento realmente puede utilizar
El coordinador de una feria de empleo quiere saber qué sesiones con empresas atrajeron a más estudiantes; el departamento de deportes necesita conocer las cifras de asistencia el mismo día; y el tesorero de una asociación estudiantil quiere saber si un concierto realmente cubrió sus costos.
La analítica en tiempo real vinculada con los datos de check-in permite que cada departamento obtenga sus propias respuestas sin tener que esperar a que alguien actualice una hoja de cálculo compartida.
Promocionar los eventos sin un presupuesto de marketing
La asistencia a los eventos universitarios suele depender más de las recomendaciones entre estudiantes y de las promociones de último momento que de la publicidad pagada.
Los códigos promocionales y las campañas de correo electrónico integradas permiten que una organización estudiantil o un departamento realice su propia promoción, desde ofrecer boletos con descuento anticipado para estudiantes hasta enviar un recordatorio la mañana del evento, sin necesidad de contar con un equipo de marketing o contratar otra herramienta.
Comienza ahora
Una universidad no necesita contratar cinco proveedores diferentes para organizar una feria de empleo, un concierto, una serie de conferencias y una ceremonia de graduación.
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