Los eventos de recaudación de fondos suelen operar con márgenes más ajustados que los conciertos o las conferencias corporativas, y eso cambia por completo lo que significa contar con "el software adecuado". Cada peso que se destina a costos de configuración, impresión o altas comisiones por transacción es un peso que deja de llegar a la causa que el evento busca apoyar. Para una organización sin fines de lucro o un organizador comunitario que está evaluando una plataforma de venta de boletos para sus eventos, la verdadera pregunta no es solamente si el software funciona, sino cuánto de lo recaudado realmente llega a la causa después de cubrir todos los costos del proceso.
Planes para cada necesidad
Muchas plataformas de venta de boletos están diseñadas pensando en grandes eventos comerciales, y sus precios lo reflejan: suscripciones recurrentes, compromisos mensuales mínimos o costos de configuración que parten de la idea de que se manejará cierto volumen. Para una gala de una sola noche, una colecta escolar o una carrera comunitaria de 5K, estos números rara vez hacen sentido.
El plan Gratuito de Ticketopolis está pensado precisamente para estos casos: una organización sin fines de lucro puede crear una página de evento personalizada, ofrecer boletos gratuitos y administrar el check-in sin pagar nada por adelantado. Los costos solamente aparecen como un pequeño porcentaje de los boletos pagados vendidos mediante los planes Profesional o Premium, en caso de que la organización necesite herramientas más avanzadas y procesamiento de pagos.
Haz que donar sea tan fácil como comprar un boleto
Un evento de recaudación de fondos normalmente no se trata únicamente del precio de entrada. Muchos organizadores quieren ofrecer diferentes niveles de donación sugerida, paquetes para patrocinadores o contribuciones adicionales junto con el acceso al evento.
Los tipos de boleto flexibles, generales, numerados o por zona, permiten estructurar el evento de la manera que mejor se adapte a sus necesidades: desde una entrada basada en una donación fija para una cena comunitaria, hasta diferentes niveles de patrocinio con beneficios específicos para una gala de mayor escala.
La flexibilidad en los métodos de pago también es más importante de lo que parece en eventos dirigidos a donantes. Algunas personas prefieren pagar con tarjeta, otras en efectivo al llegar y, cada vez más, algunas buscan la posibilidad de pagar a meses o en parcialidades cuando se trata de un patrocinio de mayor valor. Una plataforma que permite aceptar tarjetas, efectivo y pagos a plazos desde el inicio evita que posibles donantes abandonen la compra simplemente porque su método de pago preferido no está disponible.
Llega a tus donantes donde ya están
Los eventos de organizaciones sin fines de lucro suelen depender más de las recomendaciones y las redes personales que de la publicidad pagada. Por eso, la forma en que se envían los boletos y las actualizaciones del evento es especialmente importante.
Enviar confirmaciones por WhatsApp, además de correo electrónico, permite llegar a los asistentes de manera más rápida y, en muchos casos, con mejores tasas de apertura que utilizando únicamente el correo. Esto es particularmente útil para organizaciones comunitarias y eventos dirigidos a familias, cuyos integrantes quizá no revisen su correo electrónico todos los días.
Mantén el acceso ágil sin necesitar más voluntarios
Los eventos de recaudación de fondos suelen estar a cargo de equipos pequeños, donde el personal y los voluntarios tienen que desempeñar varias funciones al mismo tiempo. El check-in mediante código QR reduce la cantidad de personas que necesitas en la entrada para buscar nombres y verificar listas, permitiendo que los voluntarios se concentren en recibir y atender a los invitados en lugar de encargarse de la logística de acceso.
Además, la analítica en tiempo real permite que los organizadores consulten las ventas de boletos y la asistencia conforme ocurren, sin tener que esperar a un reporte posterior al evento para saber si la recaudación alcanzó su objetivo.
Protege los fondos que ya recaudaste
El fraude es tan importante de prevenir en una gala de beneficencia como en un concierto en un estadio, e incluso puede tener un impacto mayor, ya que cada boleto fraudulento o duplicado representa dinero que debería haberse destinado a la causa.
La detección automática de fraude integrada a la plataforma identifica boletos duplicados y patrones de compra sospechosos sin necesidad de que un voluntario tenga que revisar manualmente cada transacción. Para equipos pequeños, que normalmente no tienen tiempo ni personal suficiente para hacerlo, esto puede representar una diferencia importante.
Cómo empezar
Si tu organización realiza incluso uno o dos eventos de recaudación de fondos al año, el software que los hace posibles no debería ser uno de los factores que reduzcan el monto que logras recaudar.
Ticketopolis ofrece a organizaciones sin fines de lucro, escuelas y grupos comunitarios una plataforma completa de venta de boletos, con páginas de eventos, diferentes tipos de boletos, envío por WhatsApp y protección contra fraude, sin una cuota de suscripción que se interponga entre tu organización y su misión.
Regístrate gratis y configura tu próximo evento de recaudación de fondos en cuestión de minutos.
