Un festival no es un solo evento: son varios eventos que suceden al mismo tiempo durante dos o tres días, con múltiples escenarios, horarios que se empalman, vendedores, zonas de camping y accesos que deben manejar una gran cantidad de asistentes cada mañana.
Una plataforma para vender boletos diseñada alrededor de un concierto de una sola noche o un congreso de un día puede quedarse corta rápidamente ante una estructura así.
Elegir un software para vender boletos para festivales implica ir más allá de preguntar si una plataforma puede vender un boleto y preguntarse si puede manejar un evento que dura días, no solo horas.
Pases, no sólo boletos
Un festival rara vez vende un solo tipo de acceso.
Puede haber un pase para un solo día, un pase para todo el fin de semana, una mejora a VIP o camping y, en algunos casos, un acceso adicional para un escenario específico o una fiesta posterior al festival.
Los tipos de boletos numerados y por zona permiten organizar todo esto dentro de una misma página de evento, en lugar de tener procesos de compra separados para cada tipo de pase.
Así, el comprador puede comparar un pase únicamente para el sábado con la opción de acceso durante todo el fin de semana desde el mismo lugar donde realiza su compra.
Mantener informadas a miles de personas una vez que ya están dentro
Los horarios cambian, un escenario puede tener que suspender actividades por lluvia o el artista principal puede comenzar más tarde de lo previsto.
Nada de esto llega a los asistentes si el único medio de comunicación es un correo electrónico que probablemente no abrirán hasta que el festival haya terminado.
Enviar actualizaciones por un canal que los asistentes revisan durante el día permite que los cambios de horarios y otros avisos importantes realmente lleguen a ellos, no solamente el mensaje que recibieron cuando compraron su pase semanas antes.
Accesos que no se saturen cada mañana
Los festivales de varios días no tienen un solo momento de mayor afluencia: tienen uno cada mañana que vuelven a abrir los accesos, además de las personas que deciden comprar su entrada ese mismo día.
El acceso mediante códigos QR ayuda a mantener el flujo independientemente de cuándo se haya comprado el pase.
Al combinarlo con un sistema de punto de venta en sitio, las ventas del mismo día —ya sea de pases diarios o de mejoras y productos adicionales— quedan registradas en el mismo sistema que las ventas anticipadas, en lugar de terminar en una caja de efectivo independiente que alguien tendrá que conciliar después del fin de semana.
Protege el momento del anuncio del artista principal
El riesgo de fraude no se distribuye de manera uniforme durante el periodo de venta de un festival. Puede aumentar considerablemente justo cuando se anuncia el cartel o se libera una cantidad limitada de pases de preventa: precisamente cuando la demanda supera la oferta y es más probable que aparezcan pases revendidos o duplicados.
La detección de fraudes mediante IA identifica automáticamente patrones de compra inusuales durante estos picos, sin que un integrante del equipo tenga que revisar manualmente una gran cantidad de órdenes justo cuando comienzan a venderse los pases.
Opciones de pago que se adapten al precio de un fin de semana completo
Un pase para todo el fin de semana con camping puede costar mucho más que un boleto para un concierto de una sola noche, y esa diferencia de precio también cambia la manera en que las personas quieren pagar.
Los pagos a meses facilitan comprometerse con un pase de mayor precio con varios meses de anticipación, mientras que aceptar tarjetas, efectivo y criptomonedas permite que un público internacional o más familiarizado con la tecnología —común en festivales de mayor escala— no encuentre una barrera al momento de pagar simplemente porque su método de pago preferido no está disponible.
Controla a vendedores y personal en el mismo sistema, no en uno separado
Entre las listas de invitados de los artistas, las credenciales del personal, los gafetes de vendedores y los pases de acceso general, un festival necesita controlar diferentes categorías de acceso al mismo tiempo.
Administrar todo mediante los mismos tipos de boletos y el mismo sistema de control de acceso, en lugar de tener una hoja de cálculo para las credenciales y otra herramienta para las ventas al público, permite contar con un registro centralizado y preciso de los asistentes, en lugar de tener varios conteos parciales que después deben conciliarse.
Comienza a organizarlo
La plataforma de venta de boletos de un festival debe funcionar igual de bien el primer día que el tercero, incluso durante los momentos de mayor afluencia en los accesos, cambios de horario por clima o modificaciones en el cartel que nadie esperaba.
Regístrate gratis en Ticketopolis y configura los pases diarios, pases para todo el fin de semana y el acceso mediante códigos QR para tu próximo festival en menos de cinco minutos.
Find it. Book it. Live it. Todo el fin de semana.
