Una carrera de 5 km para recaudar fondos, un torneo de futbol entre vecinos con 16 equipos o una jornada deportiva escolar con 200 niños divididos en seis categorías por edad. Ninguno de estos eventos se realiza en un estadio, pero pasar la mañana resolviendo dudas entre sobres con efectivo, listas de inscripción impresas y dos voluntarios buscando nombres entre cientos de registros puede convertirse en un caos que ni siquiera un evento de gran escala toleraría.
Que un evento sea amateur no significa que deba ser desorganizado. Gestionar correctamente el boletaje para eventos deportivos recreativos depende, en buena medida, de tomar algunas decisiones sencillas antes de abrir las inscripciones.
Qué cambia respecto a los deportes profesionales
Un evento deportivo profesional vende asientos reservados para un partido en una fecha determinada. En cambio, una carrera recreativa o un torneo local vende inscripciones por categorías: grupos de edad divididos en rangos de cinco años, distancias como 5 km, 10 km o medio maratón de 21.1 km, categorías por peso, divisiones por nivel con ocho equipos cada una o equipos de cuatro u once jugadores.
Tus compradores no eligen un asiento, sino la carrera, el grupo o la categoría en la que participarán.
Esta diferencia cambia lo que debe representar cada boleto y es lo primero que conviene configurar correctamente en la página de tu evento.
Configura tus categorías como tipos de boletos
Crea la página de tu evento una sola vez, en aproximadamente cinco minutos, aprovechando el mismo flyer o formato de inscripción que ya tenías pensado distribuir.
Después, convierte cada categoría en un tipo de boleto independiente: 5 km, 10 km, categoría infantil para menores de 12 años, categoría adultos, equipo de cuatro integrantes o cualquiera de las seis o siete divisiones que necesites.
Cada tipo de boleto puede tener su propio precio y sus propios detalles. Así, una persona que se inscribe al medio maratón verá información distinta a la de una madre o un padre que registra a su hijo en la carrera infantil.
Además, tendrás un conteo real de participantes por categoría, en lugar de una pila de papeles que debas ordenar manualmente la noche anterior al evento.
Organiza las inscripciones del día sin depender de una caja con efectivo
Muchos eventos deportivos comunitarios todavía reciben participantes que prefieren pagar en efectivo. Ticketopolis te permite registrar esos pagos sin perderles la pista, como podría ocurrir si dependieras de una caja de zapatos o de sobres con dinero.
En el lugar del evento, tu mesa de registro puede utilizar el punto de venta integrado para recibir inscripciones de último momento. Además, el acceso mediante códigos QR, ya sea en la línea de salida o en la entrada del gimnasio, permite confirmar en segundos quiénes realmente llegaron.
Así evitas que alguien tenga que revisar una lista impresa a primera hora de la mañana, mientras cientos de participantes esperan detrás.
El resultado es menos tiempo dedicado a la logística y más tiempo para lo que realmente importa: la actividad deportiva por la que tus participantes acudieron.
Mantén informados a los participantes
Una vez que las personas se han inscrito, todavía necesitas mantenerlas informadas. Puede tratarse de un cambio en las categorías, un ajuste de 30 minutos en la hora de salida por cuestiones meteorológicas o un recordatorio sobre dónde estacionarse para el registro de las 7:00 a. m.
Como los boletos se envían por WhatsApp y correo electrónico, ya cuentas con una vía directa para comunicarte con todos tus participantes.
Así no dependes de un flyer pegado en un poste ni de una publicación en Facebook que quizá la mitad de las personas nunca vea.
¿Qué sigue?
Tu evento no tiene por qué parecer improvisado solo porque sea de alcance comunitario.
Configura las categorías como tipos de boletos, utiliza el registro de acceso con códigos QR en la línea de salida y ofrece a los participantes una forma de pagar que no dependa de una caja con efectivo debajo de una mesa plegable.
Regístrate gratis en Ticketopolis y crea la página de tu evento antes de que llegue la fecha límite para las próximas inscripciones.
