Check-in: Cómo eliminar las filas en tu próximo evento

Nada arruina más rápido el ánimo de un asistente que tener que hacer fila antes de que el evento siquiera haya comenzado. Para los organizadores, esa misma fila representa algo más: un cuello de botella que puede retrasar el inicio del evento, frustrar al personal y generar el tipo de caos que después termina reflejándose en las reseñas. El check-in mediante código de barras o QR existe precisamente para resolver este problema, y es una de las mejoras más sencillas que puedes implementar en un evento.

Cómo funciona el check-in

Cuando se compra un boleto, este se genera con un código de barras o QR único, que se envía por correo electrónico y WhatsApp. En la entrada, el personal utiliza un teléfono o tablet con la herramienta de check-in para escanear cada código. El sistema confirma de inmediato si el boleto es válido, si ya fue utilizado y a qué tipo de boleto o zona corresponde. Todo el proceso toma apenas uno o dos segundos por asistente: no hay que buscar nombres manualmente, hacer llamadas por radio a un supervisor ni adivinar qué hacer.

Por qué es mejor que una lista de invitados impresa

Una lista de invitados impresa o basada en una hoja de cálculo requiere que un miembro del personal busque el nombre, confirme la identidad y registre manualmente la entrada. Este proceso se vuelve más lento conforme crece la fila y aumenta la posibilidad de errores a medida que el personal se cansa. El check-in elimina por completo el paso de búsqueda: el propio código contiene toda la información necesaria y los boletos duplicados o que ya fueron escaneados se rechazan automáticamente. Esto también lo convierte en tu primera línea de defensa contra el fraude de boletos.

Además, puede crecer junto con tu evento de una forma que el papel simplemente no puede. Ya sea que tengas una sola entrada para 200 asistentes o doce entradas para 20,000 personas, agregar otra estación de escaneo es tan sencillo como utilizar otro teléfono con un navegador. No tendrás que imprimir listas adicionales ni conciliarlas después.

Qué debes considerar

Algunos detalles prácticos pueden marcar la diferencia entre un check-in ágil y uno que se convierte en un cuello de botella. Por ejemplo, es mejor contar con personal en cada punto de escaneo en lugar de compartir un solo dispositivo, para evitar que un problema en una entrada termine afectando toda la fila.

También es importante considerar el escaneo por zonas en eventos que tienen acceso general además de áreas VIP o backstage. De esta manera, cada tipo de boleto puede dirigirse automáticamente a la entrada que le corresponde.

Información en tiempo real para los organizadores

Además de agilizar el acceso, el check-in mediante código de barras o QR les proporciona a los organizadores algo que un proceso en papel simplemente no puede ofrecer: un conteo actualizado en tiempo real de las personas que realmente han llegado al evento.

Esto resulta útil para mucho más que controlar el acceso. Te permite saber cuándo es conveniente comenzar el evento, si una campaña de marketing realmente se convirtió en asistentes y cómo se compara tu porcentaje de personas que no se presentaron con el total de boletos vendidos.

Cómo empezar

En Ticketopolis, el check-in mediante código de barras o QR está incluido como parte de la plataforma, con la posibilidad de escanear desde cualquier teléfono o tablet. Los resultados se sincronizan automáticamente con tu tablero de analítica en tiempo real. No necesitas comprar equipo adicional ni realizar una configuración especial más allá de generar los boletos de tu evento.

Si en tu último evento terminaste con una lista en la mano y una fila que llegaba hasta la puerta, vale la pena probar una alternativa. Regístrate gratis y configura el check-in de tu próximo evento en cuestión de minutos.

Cómo configurar un acceso rápido mediante códigos QR para tu evento

Faltan 20 minutos para abrir las puertas. Ya hay una fila de 50 personas que rodea el recinto y sigue creciendo. Si tu proceso de acceso depende de una lista impresa y un resaltador, esa fila solo se hará más larga y tu equipo terminará disculpándose con todos, en lugar de dejarlos pasar rápidamente. El acceso mediante códigos QR elimina ese cuello de botella en la entrada. Y configurarlo correctamente depende, sobre todo, de lo que hagas antes de que llegue el primer asistente.

Empieza la mañana del evento, no la noche anterior. Ticketopolis genera un código QR único para cada boleto en el momento en que alguien realiza su compra, así que el día del evento no necesitas hacer una exportación masiva, conciliar una hoja de cálculo ni enviar a última hora un archivo por correo a tres personas distintas que creen que alguien más tiene la versión actualizada. Lo que sí necesitas hacer es cargar cada dispositivo de escaneo, ya sea Android o iPhone, por encima del 80 %, confirmar que todos hayan iniciado sesión y tengan conexión, y realizar un par de pruebas con boletos de ejemplo. Un minuto de pruebas puede detectar una señal débil o una batería descargada. Y todavía tendrás dos horas para solucionarlo. ¿Tu evento tiene lugares numerados o por zona? Verifica dos veces que los datos del asiento y la zona aparezcan correctamente en la pantalla del dispositivo. No te quedes únicamente con la confirmación en verde.

La cantidad de personal es tan importante como la tecnología. Si vendes más de un tipo de boleto, divide la fila, por ejemplo, entre acceso general, VIP y prensa. Así, una sola transacción lenta al frente no detendrá a las 40 o 50 personas que están detrás, mirando el reloj y preguntándose por qué una fila para escanear un código está tardando tanto. Para un concierto o expo con tres o cuatro accesos, asigna al menos dos dispositivos de escaneo por entrada y, como mínimo, una persona por dispositivo que también pueda resolver excepciones. Siempre habrá alguien que necesite ayuda. ¿Estás organizando una conferencia o un evento deportivo que comienza puntualmente a las 9:00 a. m.? Abre carriles adicionales 30 minutos antes de lo que crees necesario. Las llegadas se concentran en los últimos 15 minutos antes de que abran las puertas, prácticamente siempre.

Las excepciones son lo que más preocupa a los organizadores, así que prepárate desde ahora. Ticketopolis entrega los boletos tanto por WhatsApp como por correo electrónico, lo que significa que la mayoría de los asistentes tiene dos lugares donde puede mostrar su código, incluso si su teléfono está dando problemas. Para ese pequeño grupo que todavía no logra encontrarlo, tu personal puede buscar la orden por nombre o correo electrónico directamente en el sistema y después reenviar el boleto o registrar manualmente su acceso. No necesitas alejarte de la fila para resolverlo. Por eso también vale la pena indicar a los asistentes, durante el proceso de compra y nuevamente en tus mensajes de recordatorio, exactamente dónde encontrarán su boleto. Menos sorpresas en la entrada significan una fila más rápida para todos.

Los beneficios del acceso mediante códigos QR no terminan cuando cierran las puertas. Cada escaneo alimenta las estadísticas en tiempo real de Ticketopolis, así que puedes ver cómo aumenta la asistencia durante el día en lugar de hacer estimaciones. Esto resulta útil en el momento: si una entrada está registrando accesos a la mitad de velocidad que otra, lo verás en tu panel y podrás mover personal antes de que la fila se haga más larga. Y es todavía más útil 24 horas después. Comparar los boletos vendidos con los boletos escaneados te permite conocer tu porcentaje real de personas que no asistieron, incluso por tipo de boleto. Ese dato puede ayudarte a planear la capacidad, el personal y los precios de tu siguiente evento. Si vendes tres o cuatro categorías de boletos, también podrás ver cuáles realmente llevaron a las personas al evento y cuáles terminaron principalmente en sus bandejas de entrada.

Nada de esto requiere hardware adicional. Tampoco necesitas una persona dedicada de TI. Necesitas configurar correctamente tu evento en Ticketopolis, dedicar 15 minutos a explicar el proceso al personal que estará en los accesos y cambiar de perspectiva: el acceso es parte de la experiencia del evento, no algo que se resuelve al último momento. Los asistentes recuerdan lo fácil y rápido que fue entrar casi tanto como recuerdan el evento mismo.

Encuéntralo. Resérvalo. Vívelo. ¿Listo para quitarte una preocupación de encima el día del acceso? Regístrate gratis y configura la página de tu primer evento en Ticketopolis en menos de 5 minutos.