Conseguiste una reunión con un posible patrocinador. Durante la conversación, se inclina hacia ti y te hace una pregunta: ¿cuántas personas verán realmente su marca en el escenario? Si tu mejor respuesta es "muchas, probablemente", la reunión prácticamente ha terminado.
Los patrocinadores no invierten en buenas impresiones ni en promesas vagas. Invierten en un alcance que puedan medir, y las pruebas que necesitas ya están en tu plataforma de venta de boletos. Aquí te explicamos cómo obtener esos datos y aprovecharlos para conseguir patrocinios.
Qué quieren saber realmente los patrocinadores
Un patrocinador no busca que lo impresiones con palabras. Quiere que tomar una decisión sea sencillo, generalmente durante una reunión de 15 o 20 minutos. Para lograrlo, necesitas datos concretos: cuántos boletos se vendieron, qué tan rápido se vendieron, quién los compró y cuántas personas realmente asistieron al evento.
Las afirmaciones generales sobre el buen ambiente o el crecimiento de una comunidad no suelen ser suficientes cuando llega el momento de aprobar un presupuesto. Los números sí.
Aquí es donde una plataforma de boletaje demuestra su valor. Con 15 años de experiencia ayudando a organizadores a gestionar sus eventos, Ticketopolis ofrece analíticas en tiempo real que permiten dar seguimiento a las ventas de boletos, su ritmo de crecimiento y los canales de compra a medida que ocurren. Además, el registro mediante códigos QR permite saber quiénes asistieron realmente, no solo quiénes se registraron.
En conjunto, estos datos responden exactamente la pregunta que hace un patrocinador: ¿a quiénes llegamos realmente?
Cómo recopilar datos sin hacer suposiciones
Empieza a recopilar cifras desde el momento en que publiques la página de tu evento, no la semana anterior a tu reunión con un posible patrocinador.
Observa el ritmo de tus ventas. Un buen impulso inicial generado por códigos promocionales o una campaña de correo electrónico demuestra que tu público está respondiendo incluso antes de que se realice el evento. También identifica de dónde vienen tus compradores: por ejemplo, un píxel de Facebook puede ayudarte a identificar qué canal genera conversiones, mientras que un aumento en los boletos enviados por WhatsApp podría indicar que las recomendaciones de boca en boca están dando resultados.
Imagina a un organizador que vende 300 boletos para un festival de fin de semana. Las analíticas en tiempo real muestran un aumento considerable de compras provenientes de redes sociales dos días antes de la apertura de puertas. Después del evento, el registro mediante códigos QR confirma que 280 de esos 300 compradores realmente ingresaron.
La cifra que debes incluir en el informe para el patrocinador es 280 asistentes confirmados, no los 300 boletos vendidos.
Cuando un patrocinador recibe datos reales y comprueba que puede confiar en ellos, estará más dispuesto a confiar en tus próximos informes. Esa credibilidad vale mucho más que una diapositiva con cifras infladas.
Cómo preparar una propuesta de patrocinio de una sola página
Resiste la tentación de crear una presentación extensa. Una sola página respaldada por cuatro o cinco cifras de tu panel de analíticas puede ser mucho más efectiva que 20 diapositivas llenas de fotografías genéricas.
Organiza la información de la siguiente manera: Tipos de boletos y ventas totales: muestra cuántos boletos se vendieron y cómo se distribuyeron entre las distintas categorías. Ritmo de ventas: utiliza una gráfica sencilla para mostrar cómo evolucionaron las ventas a lo largo del tiempo. Canales de compra: identifica de dónde llegaron tus compradores y qué canales generaron mejores resultados. Asistencia confirmada: presenta el número de personas que realmente ingresaron al evento, con base en los registros de acceso.
Cada cifra debe provenir de tu propio evento. No utilices números inventados para que la propuesta parezca más atractiva. Si todavía no tienes un dato confirmado, indícalo y actualízalo conforme recibas nueva información.
Complementa las cifras con información sobre tu público. Si los datos de tu evento muestran que estás llegando a un segmento que interesa al patrocinador (como estudiantes, familias o personas de una ciudad específica), menciónalo claramente y respáldalo con los datos disponibles sobre tus canales de venta, en lugar de basarte en suposiciones.
El informe de seguimiento que te ayudará a conseguir otro patrocinio
La propuesta puede ayudarte a conseguir tu primer patrocinador. El informe posterior al evento es lo que puede abrirte la puerta a una segunda colaboración.
Entre tres y cinco días después del evento, envía un resumen breve que incluya la asistencia final registrada en los accesos, la comparación entre boletos vendidos y asistentes reales, y cualquier comportamiento de compra que haya llamado la atención. Este informe debe ser incluso más breve que tu propuesta inicial.
Este hábito puede marcar la diferencia entre los organizadores que consiguen un solo patrocinador y aquellos que construyen una cartera de cinco o diez patrocinadores recurrentes. Algunos pueden renovar su apoyo dentro de los 60 días posteriores a ese primer informe de seguimiento.
Además, no necesitas recopilar toda la información desde cero: los datos para preparar este resumen ya están en la misma cuenta que utilizaste para vender los boletos.
Regístrate gratis en Ticketopolis y comienza a construir el panel de analíticas que respaldará tu próxima reunión con un patrocinador. Cuanto antes publiques la página de tu evento, antes comenzarás a generar datos que te ayudarán a demostrar su valor y conseguir nuevas oportunidades de patrocinio.
