Planeaste colocar 80 sillas para un sábado por la mañana. Entonces sucede una de dos cosas: llegan 150 personas y el recinto no tiene capacidad autorizada para recibirlas, o llegan solo 30 y las otras 50 sillas, el material adicional y los alimentos que contrataste para 80 personas terminan desperdiciándose.
El problema no fue que la entrada fuera gratuita. Fue no saber cuántas personas asistirían.
Es común pensar que, si un evento es gratuito, no hace falta utilizar una plataforma de boletaje. Si nadie va a pagar, ¿para qué agregar otro paso? Sin embargo, permitir que las personas simplemente lleguen sin registrarse te deja sin información justo cuando más la necesitas: cuántas personas asistirán realmente, quiénes son y cómo volver a contactarlas el próximo mes.
Por qué dejar que la gente simplemente llegue puede salir mal
Cuando no hay registro, tampoco hay un compromiso. Las personas que pensaban asistir a las 10:00 a. m. pueden olvidarlo para el sábado, hacer otros planes o decidir el viernes a las 6:00 p. m. que no vale la pena trasladarse. Y nada de eso se refleja en tus cálculos hasta que las puertas ya están abiertas.
Terminas contratando personal y preparando alimentos con base en una suposición, no en una cantidad confirmada.
En la entrada, tampoco tienes una forma rápida de verificar quién está en tu lista, por lo que el registro de acceso se convierte en una conversación lenta con cada persona que llega. Si tienes una fila de 40 personas o más, los retrasos se acumulan.
Y cuando termina el evento, no tienes un registro de quién asistió. Eso significa que no puedes dar seguimiento, invitar a esas personas al evento del próximo mes ni aprovechar las tres o cuatro horas que acabas de dedicar a organizarlo para construir una relación con tus asistentes.
Qué te ofrece realmente un boleto gratuito
Emitir boletos, aunque sean gratuitos, mediante Ticketopolis resuelve todos estos problemas sin cobrarles un solo peso a los asistentes.
Puedes establecer un límite de capacidad para cada tipo de boleto. Así, cuando llegas a 80 registros para un recinto con 80 lugares, el sistema deja de aceptar más registros y evita que excedas el aforo permitido por las normas de seguridad.
Ese mismo número te proporciona una base confiable para planear la distribución de los lugares, el personal y los alimentos, en lugar de depender de una estimación optimista.
Cada boleto se envía por WhatsApp y correo electrónico e incluye su propio código QR. De esta manera, el registro de acceso a las 9:00 a. m. consiste en escanear el código de cada persona en un segundo, en lugar de buscar nombres en una lista impresa de 80 o 150 asistentes.
Además, como las personas se registran con su correo electrónico o número de teléfono, al terminar el evento tendrás dos medios de contacto para comunicarte con cada asistente, no solamente una cifra de asistencia.
Configura tu evento a partir de un solo flyer
No necesitas crear materiales adicionales: puedes utilizar el flyer que ya diseñaste.
Crea la página de tu evento con la misma información que aparece en él (fecha, ubicación y descripción de lo que los asistentes pueden esperar), selecciona un tipo de boleto gratuito y establece el límite de capacidad que deseas permitir, por ejemplo, 80 o 200 personas.
Ticketopolis generará el enlace de registro y los códigos QR automáticamente.
Comparte ese mismo enlace en todos los canales donde ya publicaste tu flyer: WhatsApp, correo electrónico y tus dos o tres redes sociales.
Configurar todo te tomará menos de cinco minutos y no tiene costo con el plan Gratis. Por eso, no hay una razón económica para omitir el registro, ni siquiera si se trata de una reunión vecinal que se realizará una sola vez, un martes por la noche.
Qué hacer con los datos después del evento
El verdadero beneficio se nota cuando termina el evento.
Con los nombres, correos electrónicos y números de teléfono registrados, puedes enviar un mensaje de agradecimiento a la mañana siguiente, compartir fotografías de la reunión o invitar a las personas al evento del próximo mes antes de anunciarlo públicamente.
Comparar el número de personas registradas con el de quienes realmente ingresaron te permite calcular tu tasa de asistencia. Quizá asistieron 70 de las 100 personas registradas, o tal vez fueron 90. En cualquier caso, tendrás información concreta para hacer una estimación más precisa la próxima vez.
Además, como esa lista de contactos queda almacenada en Ticketopolis, puedes reutilizarla en campañas de correo electrónico o para compartir códigos promocionales cuando vuelvas a organizar un evento con costo de entrada.
Así, una reunión de martes por la noche puede convertirse en el inicio de una comunidad de asistentes frecuentes.
Que un evento sea gratuito no significa que deba organizarse sin planeación. Simplemente significa que tienes una razón menos para no configurar correctamente el registro.
Regístrate gratis hoy mismo y crea en menos de cinco minutos un tipo de boleto gratuito para tu próximo evento, aunque nadie pague un solo peso por asistir.
Llegarás con una cifra real en lugar de una suposición y terminarás con una lista de contactos en lugar de quedarte sin información.
