En este momento, probablemente alguien tenga reservada una plaza para tu próximo recorrido en la aplicación de notas de su celular: un nombre, un número de teléfono y un «tal vez» al lado. Si organizas recorridos guiados, caminatas históricas o experiencias para grupos pequeños, seguramente conoces esta situación.
Las reservaciones llegan por mensajes directos de Instagram, grupos de WhatsApp o recomendaciones de conocidos. Mientras tanto, tú tienes que llevar el control de quién pagó, quién confirmó su asistencia y cuántos lugares quedan disponibles para el recorrido del sábado.
Este sistema funcionaba cuando organizabas un recorrido al mes. Pero todo se complica en cuanto incorporas un segundo guía, otro idioma o un horario adicional. De pronto, tienes que llevar mentalmente el control de 3 grupos diferentes en lugar de uno. Y si haces una doble reservación, terminas teniendo que rechazar a alguien en persona, un sábado y frente al resto del grupo.
La solución a este problema es más sencilla de lo que muchos operadores turísticos imaginan: tratar cada horario de salida como un evento independiente, de la misma manera que un concierto publica cada función por separado.
Vender boletos para recorridos guiados y experiencias no requiere un tipo de software diferente, sino adoptar una nueva forma de organizar las reservaciones. Además, configurar cada evento toma aproximadamente 5 minutos.
Por ejemplo, puedes publicar tu recorrido a pie por el Centro Histórico de la Ciudad de México a las 10:00 a. m. y crear otro evento para el recorrido de las 2:00 p. m. Cada uno tendrá su propio tipo de boleto y un límite de capacidad, por ejemplo, 8 personas por grupo.
Cuando se agotan los lugares disponibles para un horario, el sistema deja de vender boletos para esa salida. Así evitas confirmar reservaciones para lugares que ya no existen.
Facilita los pagos para no perder reservaciones. Los pagos son otro aspecto que suele complicar los sistemas informales de reservación.
Un turista que visita México desde Canadá o España puede preferir pagar con tarjeta, mientras que un cliente habitual en Oaxaca quizá prefiera pagar en efectivo en un establecimiento o utilizar pagos a plazos para una experiencia de varios días.
Ticketopolis admite pagos con tarjeta y en efectivo, además de opciones de pago a plazos. Esto te permite ofrecer alternativas que se adapten a las preferencias de tus clientes, en lugar de perder una reservación porque alguien no dispone del único método de pago que aceptas.
Agiliza el registro en el punto de encuentro. Al llegar al punto de reunión, el registro mediante códigos QR sustituye las listas en papel y las preguntas de "¿cómo me dijiste que te llamabas?".
Los guías escanean el boleto de cada persona conforme llega, llevan un conteo actualizado de los asistentes frente al cupo establecido —8 personas o la cantidad que hayas definido— y pueden comprobar en segundos quiénes de la lista ya se presentaron.
Esto es especialmente útil en un recorrido a pie al amanecer, por ejemplo, un martes, donde no hay un acomodador que pueda ayudar a localizar a alguien que se equivocó de punto de encuentro.
Llega a más personas interesadas en tus experiencias. El siguiente paso no depende tanto de la tecnología como de tu capacidad para llegar a nuevos clientes.
Una página de evento clara y fácil de compartir para cada experiencia puede llegar a personas que buscan actividades mediante un enlace o a través de tus publicaciones en Instagram y Facebook. Es mucho más efectiva que depender exclusivamente de una conversación por mensaje directo, porque está disponible para cualquier persona que busque algo que hacer ese día, no solamente para quienes ya siguen tu cuenta.
Imagina un colectivo cultural que organiza 3 recorridos históricos diferentes durante un mismo fin de semana. Puedes publicar 3 eventos, cada uno con su propia fecha y capacidad, y consultar desde un mismo panel cuál está cerca de agotar sus lugares.
De esta manera, puedes identificar qué experiencias tienen mayor demanda y tomar decisiones oportunas sobre su promoción y disponibilidad.
Cómo empezar a organizar tus recorridos. No necesitas cambiar por completo tu forma de trabajar para lograrlo. Basta con publicar tu próximo horario de salida como un evento independiente, establecer un límite de asistentes, ofrecer un método de pago que tus clientes utilicen y explicar claramente en la descripción dónde deben reunirse.
Regístrate gratis en Ticketopolis y publica tu próximo recorrido como un evento formal antes del próximo lunes. Comienza con la salida de las 10:00 a. m. y, cuando veas cómo se ocupan los lugares, agrega el horario de las 2:00 p. m.
Así podrás llevar un mejor control de tus reservaciones, simplificar el acceso y dedicar más tiempo a lo que realmente importa: ofrecer experiencias memorables a tus visitantes.
