Los congresos y exposiciones corporativas tienen necesidades muy diferentes a las de un concierto o un evento de recaudación de fondos. Los asistentes necesitan registrarse rápidamente, portar un gafete que identifique quiénes son y cuál es su función, conectar con las personas adecuadas durante el evento y, en muchos eventos profesionales, obtener una constancia de asistencia para acreditar horas de capacitación o educación continua.
Elegir una plataforma de registro para congresos basándose únicamente en la venta de boletos deja fuera gran parte de lo que realmente hace que estos eventos funcionen de manera fluida.
El registro es apenas la puerta de entrada
En un concierto, un boleto permite que alguien entre al evento. En un congreso, el registro es el comienzo de una relación más amplia: determina a qué sesiones puede acceder una persona, qué información aparecerá en su gafete, si participa como conferencista, patrocinador o asistente general y cómo se dará seguimiento a su participación para los reportes posteriores.
Una página de evento personalizable que recopile desde el inicio la información correcta (puesto, empresa, preferencias de sesiones, entre otros datos) evita que los organizadores tengan que estar buscando y recopilando esa información manualmente después.
Los gafetes son un asunto de imagen y logística, no un detalle menor
Cualquiera que haya organizado un congreso sabe que la mesa de entrega de gafetes es uno de los primeros puntos donde pueden surgir problemas: nombres escritos incorrectamente, categorías que no aparecen, impresoras que se atascan justo cuando empieza a crecer la fila.
La impresión de gafetes integrada directamente con los datos de registro permite que cada gafete se imprima correctamente desde el primer intento, refleje cambios de último momento (como el cambio de un conferencista o un registro realizado el mismo día) y permita identificar fácilmente los diferentes tipos de asistentes.
Esto es importante tanto para la seguridad y logística del evento como para mantener una imagen profesional.
El networking es lo que realmente recuerdan los asistentes
Cuando preguntas a los asistentes qué obtuvieron de un congreso, "las personas que conocí" suele estar por encima de cualquier sesión en particular. Sin embargo, muchas plataformas de registro dejan el networking como un problema que debe resolverse con otra herramienta, obligando a los organizadores a integrar una aplicación independiente.
Los V-Cards integrados en los gafetes convierten a la plataforma de registro en una parte de la experiencia del evento y no solamente en una herramienta para controlar el acceso.
Certificados y constancias, de forma automatizada
Para congresos de capacitación, eventos de desarrollo profesional y programas académicos, contar con una constancia de asistencia no es opcional. Con frecuencia es necesaria para acreditar horas de capacitación, educación continua o créditos académicos.
Generar y enviar certificados manualmente después de un evento de varios días es una tarea que nadie quiere tener pendiente durante la semana siguiente.
La automatización de diplomas y certificados, vinculada con los datos reales de check-in y asistencia a las sesiones, permite generar y entregar esta documentación automáticamente, eliminando por completo esta tarea de la carga de trabajo posterior al evento.
El check-in debe mantenerse al ritmo de los asistentes
Un congreso con sesiones simultáneas y una gran cantidad de personas llegando al mismo tiempo para una comida necesita un proceso de check-in que no se convierta en un cuello de botella.
El check-in mediante código QR permite registrar a los asistentes en cuestión de segundos, sin tener que buscar nombres en una lista impresa. Y funciona de la misma manera tanto para alguien que se registró tres meses antes como para quien decidió asistir esa misma mañana y compró su boleto mediante una opción de punto de venta en sitio.
Los datos que realmente necesitan los organizadores después del evento
Los patrocinadores y otros involucrados quieren conocer los resultados rápidamente: asistencia total, popularidad de las sesiones, qué stands de patrocinadores recibieron más visitantes, entre otros datos.
La analítica en tiempo real evita que el organizador tenga que reconstruir esta información a partir de cuatro hojas de cálculo diferentes varios días después de que terminó el evento. Los datos ya están disponibles y vinculados con los mismos registros de registro y check-in.
Una sola plataforma, no cinco
Los organizadores que enfrentan más dificultades al realizar congresos suelen ser quienes tienen que integrar un formulario de registro, una impresora de gafetes independiente, una aplicación de networking y un proceso manual para generar certificados.
Ticketopolis integra páginas de eventos personalizables, impresión de gafetes, herramientas de networking, automatización de diplomas, check-in mediante código QR y analítica en tiempo real en un solo sistema. Así, un equipo de eventos corporativos, una universidad o una asociación no tiene que administrar cinco proveedores diferentes para organizar un solo evento.
Regístrate gratis y configura el registro de tu próximo congreso o exposición en menos de cinco minutos.
