Los eventos híbridos (en los que una parte del público asiste de manera presencial y otra participa a distancia) se han convertido en una forma habitual de realizar congresos, lanzamientos de productos, conferencias universitarias e incluso conciertos.
Sin embargo, muchos organizadores terminan implementando el formato híbrido de la manera más complicada: una herramienta para vender boletos presenciales, otra completamente diferente para la parte virtual y una hoja de cálculo que intenta mantener todo coordinado.
Elegir desde el principio la plataforma adecuada para la venta de boletos de un evento híbrido evita por completo esta división.
Un evento, dos experiencias, una sola configuración
El principal reto de un evento híbrido no es la tecnología detrás del streaming o el check-in. El verdadero desafío es que, en realidad, estás organizando dos experiencias que deben sentirse como un solo evento.
Una página de evento personalizable puede mostrar lado a lado un boleto para asistir de manera presencial y otro para acceder virtualmente, cada uno con su propio precio, descripción y límite de capacidad.
De esta manera, los asistentes pueden elegir la experiencia que mejor se adapte a ellos sin que tú tengas que administrar una segunda página, otro enlace o un proceso de compra independiente.
Entregar el acceso, no solamente el boleto
Para un boleto presencial, la entrega es sencilla: un código QR que el asistente escanea al llegar.
Para un boleto virtual, la "entrega" también debe incluir el acceso propiamente dicho (un enlace de streaming, un código de acceso o las instrucciones para conectarse) y debe llegar a un lugar donde el asistente realmente lo pueda ver.
Enviar las confirmaciones por WhatsApp además de correo electrónico es todavía más importante para los asistentes virtuales, quienes pueden estar conectándose desde otra zona horaria o revisando su teléfono justo antes de que comience el evento, en lugar de estar frente a su bandeja de entrada.
Check-in para quienes nunca cruzan una puerta
El check-in mediante código QR sigue funcionando perfectamente para los asistentes presenciales, pero un evento híbrido también necesita una forma de saber quiénes del público virtual realmente participaron y no solamente quiénes se registraron.
Registrar ambos tipos de asistencia dentro del mismo sistema permite que el conteo final, la participación en las sesiones y el porcentaje de personas que no se presentaron reflejen el evento completo y no únicamente la parte que ocurrió de manera presencial.
Opciones de pago para una audiencia más amplia
Los eventos híbridos suelen atraer a un público más amplio y, en ocasiones, más internacional que un evento exclusivamente presencial, simplemente porque la distancia deja de ser una barrera para participar.
Esto hace que la flexibilidad en los métodos de pago sea todavía más importante. Aceptar pagos con tarjeta, efectivo e incluso criptomonedas permite que una persona en otra ciudad o país no se quede fuera porque su método de pago habitual no está disponible.
Promociona dos audiencias sin crear dos campañas
El mensaje que convence a alguien de reservar un vuelo y un hotel para asistir a tu evento es diferente del que convence a otra persona de apartar una hora en su agenda para verlo desde casa.
Las campañas de correo electrónico y los códigos promocionales te permiten crear ofertas diferentes para cada segmento, mientras que el seguimiento mediante píxeles de Facebook y TikTok te ayuda a identificar qué audiencia está convirtiendo realmente gracias a tu inversión publicitaria: presencial, virtual o ambas.
Consulta el evento completo, no sólo la mitad
Los reportes posteriores al evento son el punto donde los sistemas independientes realmente comienzan a complicar las cosas. Los organizadores terminan teniendo que combinar manualmente un reporte de asistencia presencial con las cifras de otra plataforma de webinars o streaming.
Una analítica en tiempo real que combine ambos tipos de boleto en un solo tablero permite conocer la asistencia total, la distribución de los ingresos y la participación de toda la audiencia en cuanto termina el evento, sin pasar horas copiando números entre diferentes hojas de cálculo.
Cómo empezar
Si para saber cómo resultó tu último evento híbrido tuviste que entrar a dos plataformas diferentes, la solución no es coordinar más sistemas, sino utilizar menos.
Regístrate gratis en Ticketopolis y configura en minutos tus boletos presenciales y virtuales desde la misma página de evento.
