Imagina a tres organizadores enfrentándose a un lunes complicado. El artista principal cancela su presentación 72 horas antes de abrir las puertas. El recinto se inunda y tienes una conferencia con 300 boletos vendidos programada para ese viernes. O necesitas sustituir a dos de los cinco ponentes la noche anterior a la transmisión de tu evento híbrido.
Son tres problemas distintos, pero todos provocan el mismo momento de pánico: el evento sigue en pie, pero ahora necesitas informarles rápidamente a todos los compradores de boletos. Y deben recibir la información directamente de ti, no de un grupo de WhatsApp con 40 personas especulando sobre lo sucedido.
La forma en que envías ese primer mensaje es tan importante como el cambio en sí. Aprender a comunicar rápidamente los cambios de un evento a los compradores no depende tanto de tus habilidades de redacción como de tener preparados los canales adecuados antes de necesitarlos.
Si los asistentes reciben información sobre un cambio de fecha, sede, horario o programa durante la primera hora, es más probable que mantengan la calma y sigan adelante con sus planes de asistir. Si se enteran un día después, o reciben información equivocada, las quejas aumentan y pueden llegar a las otras 50 personas que están decidiendo si comprarte un boleto.
Identifica qué cambió y qué necesitan saber tus compradores
Antes de escribir cualquier mensaje, separa los hechos de los rumores.
¿Qué cambió exactamente: la fecha, la sede, la hora de inicio o uno de los cinco artistas programados? ¿Qué permanece igual? ¿Tus compradores deben hacer algo diferente, como llegar 30 minutos antes o dirigirse a un recinto ubicado a tres kilómetros del que anunciaste originalmente?
Una respuesta breve y precisa a estas tres preguntas será la base de todos los mensajes que envíes después.
Si te saltas este paso, probablemente tendrás que redactar el mismo aviso dos o tres veces porque olvidaste incluir algún dato importante en el primero.
Redacta el mensaje como si hablaras con una sola persona
Empieza por explicar el cambio, no con una disculpa ni con una larga introducción.
"El espectáculo comenzará ahora a las 8:00 p. m. en lugar de las 7:00 p. m." debe aparecer en la primera línea, no hasta el tercer párrafo.
Mantén un tono tranquilo y directo. Explica qué cambió, a partir de cuándo y dónde pueden consultar más información si lo necesitan.
Evita dar explicaciones excesivas. Dos o tres oraciones claras de tu parte funcionan mejor que una larga justificación que nadie pidió.
Envía un recordatorio antes del día del evento
Envía el aviso inicial y después comparte un recordatorio breve cuando se acerque la fecha, especialmente si el cambio afecta el horario o la ubicación.
Un segundo mensaje, incluso si solo tiene una línea y se envía entre 24 y 48 horas antes del evento, puede llegar a quienes no vieron el primero y confirmarles a los demás que no ha habido nuevos cambios.
Si utilizas Ticketopolis para enviar campañas por correo electrónico, revisa la tasa de apertura el día anterior al evento. Así podrás saber si tu mensaje llegó a los destinatarios, en lugar de tener que hacer suposiciones el mismo día.
¿Qué puedes hacer antes de tu próximo evento?
Los planes cambian más seguido de lo que nos gustaría. Lo que distingue a los organizadores que conservan la confianza de sus compradores de aquellos que pasan la semana siguiente respondiendo las mismas preguntas y quejas no es la suerte: es la rapidez y tener un plan claro sobre qué comunicar y por qué canal hacerlo.
Configurar el envío de boletos por WhatsApp y correo electrónico en Ticketopolis te toma menos de cinco minutos.
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