Convierte tu evento en vivo en una segunda fuente de ingresos con videos bajo demanda

Se encienden las luces, el público comienza a salir y las ventas de boletos se detienen junto con el evento. Para muchos organizadores, ese es el final de la historia. Pero no tiene por qué serlo. La grabación que se queda guardada en una laptop durante las siguientes tres semanas, sin que nadie la toque, todavía podría generar ingresos entre las personas que nunca compraron un lugar para asistir.

Piensa en quiénes podrían estar interesados en esa grabación: alguien que se inscribió a un congreso empresarial, pero no pudo asistir a la conferencia magistral por un compromiso; un fan que vive a dos estados de distancia y no pudo viajar para el concierto, pero estaría dispuesto a pagar por ver la presentación después; o un estudiante que se perdió una de las sesiones en vivo de tu curso y necesita verla para ponerse al corriente.

Ninguna e estas personas necesitaba estar físicamente en el lugar. Necesitaban acceso, y ese acceso es algo que puedes seguir vendiendo incluso después de cerrar las puertas.

¿Por qué es importante? Porque cuando termina tu evento, el trabajo más difícil ya está hecho: planearlo, promocionarlo y llevarlo a cabo. Vender la grabación después no significa iniciar un proyecto nuevo. Es una segunda venta que aprovecha un trabajo por el que ya invertiste tiempo y dinero.

En un congreso, puedes vender las grabaciones de las sesiones a quienes se registren después del evento. En un concierto, puedes ofrecer la presentación completa a los fans que viven fuera de tu ciudad. Y en un curso, puedes vender el acceso a las clases grabadas para que los estudiantes las consulten tantas veces como necesiten.

La clave para que esto funcione es decidir grabar antes de que comience el evento, no cuando ya terminó. Planea con anticipación un buen ángulo de cámara y un audio de calidad. Así podrás identificar cuáles son los dos o tres momentos de la presentación que tendrán mayor valor por sí mismos.

Una vez que tengas la grabación, vender el acceso funciona de manera muy similar a la venta de boletos para el evento en vivo.

En Ticketopolis puedes configurar un tipo de boleto independiente para la versión bajo demanda de tu evento, establecer su propio precio y entregarlo como cualquier otro boleto: por WhatsApp o correo electrónico.

No importa si utilizas el plan Gratis, Profesional o Premium. El boleto para acceder al contenido bajo demanda se administra desde la misma cuenta y la misma página del evento, y aprovecha las mismas opciones de pago que utilizaste para recibir a los asistentes en vivo.

La promoción de la grabación es donde las herramientas de marketing demuestran su valor. El seguimiento mediante los píxeles de Facebook y TikTok, que utilizas para vender tus boletos para el evento en vivo, también te permite volver a dirigirte a las personas que hicieron clic, pero no compraron durante las 48 horas previas al evento.

Publica la grabación en las primeras 24 horas, no 24 días después, y ese mismo público se convertirá en una de tus oportunidades de venta más fáciles de aprovechar.

Ticketopolis fue creado por un equipo con más de 15 años de experiencia en la venta de boletos para eventos. Esa trayectoria es parte de la razón por la que el boleto para contenido bajo demanda se administra junto a tus tres tipos de boletos habituales, en lugar de estar en una plataforma o sistema separado.

Tu evento no tiene por qué limitarse a una noche en un recinto. También incluye todo lo que preparaste para hacerla posible, y ese trabajo puede seguir generando ingresos mucho después de que termine la última presentación.

Si ya tienes tu próximo evento en el calendario, no esperes hasta la última sesión para decidir que quieres grabarlo. Configura desde ahora el tipo de boleto para acceder al contenido bajo demanda, define cómo vas a realizar la grabación y regístrate gratis en Ticketopolis.

Crear la página de tu evento toma menos de 5 minutos. A partir de ahí, podrás gestionar las ventas de boletos para el evento en vivo y para el contenido bajo demanda al mismo tiempo.

Menos administración, más eventos: lo que una plataforma de venta de boletos debería automatizar por ti

Organizar eventos recurrentes, ya sea una reunión de un día, un festival de dos días cada año, un congreso mensual o una expo cada seis meses, significa repetir una y otra vez las mismas tareas poco atractivas. Si organizas eventos por tu cuenta o formas parte de un equipo pequeño, seguramente sabes en qué se te va realmente la semana: no en mejorar el evento, sino en responder solicitudes de boletos, dar seguimiento a pagos y revisar tus cifras de ventas en una hoja de cálculo que nunca está del todo actualizada.

Ese es precisamente el problema que resuelve un software de gestión de eventos con funciones de automatización. Para entender su valor, vale la pena comparar cómo transcurre una semana típica antes y después de contar con las herramientas adecuadas.

Antes: una semana cualquiera

El lunes todavía tienes que identificar a quién corresponde una transferencia bancaria que alguien te envió directamente por WhatsApp y marcar el pago manualmente. El martes, una persona te pregunta dónde está su boleto porque aún no has encontrado tiempo para enviárselo. El miércoles abres una hoja de cálculo para revisar cuántos boletos quedan de cada tipo (acceso general, lugares numerados o por zona) y las cifras no coinciden con lo que recuerdas haber vendido. El jueves detectas una compra sospechosa: quizá sea un cargo duplicado o una transferencia que no coincide con el nombre del comprador. No sabrás qué ocurrió con certeza hasta el viernes, si es que logras revisarla.

Nada de esto es realmente organizar un evento. Es trabajo administrativo que consume tiempo sin generar un beneficio visible y que, además, se multiplica conforme crecen las ventas. Cuantos más boletos vendes, más tareas de este tipo se acumulan.

Después: lo que la automatización resuelve por ti

Con Ticketopolis, esa misma semana puede ser muy diferente. Cuando alguien compra un boleto, la plataforma lo envía automáticamente una vez confirmado el pago. Así, el martes ya no tienes que responder mensajes preguntando dónde está el boleto. La detección automática de fraudes revisa las compras conforme se realizan e identifica aquellas que merecen una segunda revisión, en lugar de obligarte a examinar cada transacción por tu cuenta.

En vez de dedicar el miércoles a revisar hojas de cálculo, puedes consultar un panel de estadísticas en tiempo real que muestra exactamente cuántos boletos se han vendido de cada tipo. Y cuando llega el sábado por la noche y se concentra la entrada de asistentes, el acceso mediante códigos QR te permite registrar quién está ingresando al evento. Además, los compradores pueden pagar mediante los distintos métodos disponibles sin que tengas que conciliar cada operación manualmente.

La automatización también abarca el marketing. Los códigos promocionales se aplican durante el proceso de compra, las campañas de correo electrónico se envían según la programación que establezcas y los datos de compra alimentan automáticamente el seguimiento mediante píxeles para tus anuncios de Facebook y TikTok. Ya no necesitas exportar manualmente una lista de compradores cada vez que quieras lanzar una campaña.

Más de 15 años de experiencia organizando eventos han dado forma a la manera en que Ticketopolis aborda la automatización: se enfoca en las tareas que realmente consumen tu semana, no solo en las funciones que se ven bien durante una demostración. Configurar el envío automático de boletos desde la página de un evento toma menos de cinco minutos, algo especialmente útil cuando tienes que hacerlo entre muchas otras responsabilidades.

Haz una pequeña auditoría de tu tiempo

Antes de decidir qué automatizar, conviene identificar en qué estás invirtiendo realmente tu tiempo. Durante los próximos siete días, lleva un registro sencillo de tres cosas: los mensajes sobre boletos que respondes manualmente, las veces que revisas tus hojas de cálculo y las compras que tienes que investigar porque algo no parece estar bien.

Si el domingo por la noche no puedes responder cuánto tiempo dedicaste a esas tareas, quizá sea una señal de que tu operación depende más de tu memoria que de un sistema diseñado para gestionar el trabajo.

No necesitas cifras exactas para identificar el problema. Basta con tener una idea aproximada de cuánto tiempo de tu semana dedicas a la administración y cuánto a organizar y mejorar tus eventos.

Empieza poco a poco y crece a tu ritmo

No tienes que automatizarlo todo de inmediato ni pagar por funciones que todavía no necesitas. El plan Gratis te permite comenzar con tus primeros eventos, mientras que los planes Professional y Premium incorporan más herramientas de automatización y opciones de soporte conforme tu operación lo requiera.

Empieza por el envío automático de boletos y la revisión de posibles fraudes: dos tareas que suelen generar muchos mensajes y trabajo adicional con los compradores. Después, incorpora más herramientas conforme crezca tu evento.

Si las tareas administrativas te están quitando más tiempo que la organización de tus propios eventos, vale la pena probar cuánto puede resolver por ti una plataforma diseñada para automatizarlas.

Ticketopolis lanza transmisión en vivo y video bajo demanda con tecnología de dailymotion

Ticketopolis ahora permite transmitir eventos en vivo y ofrecer video bajo demanda para eventos virtuales e híbridos, gracias a una nueva integración con Dailymotion y sin ningún costo adicional para los organizadores.

Una sola plataforma, desde la venta de boletos hasta la transmisión

Hasta ahora, los organizadores de eventos virtuales o híbridos tenían que combinar una plataforma de venta de boletos con un servicio de streaming independiente y después encontrar la manera de mantener ambos sistemas sincronizados.

Con esta integración, esa separación desaparece: el organizador configura su evento en Ticketopolis, vende los boletos de la misma manera de siempre y, desde la misma plataforma, transmite el evento en Full HD, con la señal restringida a quienes realmente compraron un boleto.

Una vez que termina el evento, esa misma transmisión puede permanecer disponible como video bajo demanda, para que los asistentes que no pudieron conectarse en vivo —o que simplemente quieren volver a verlo— puedan seguir teniendo acceso.

Cómo configuran los organizadores su transmisión

Configurar una transmisión funciona de manera muy similar a cualquier servicio estándar de streaming en vivo: Ticketopolis proporciona un servidor de transmisión dedicado y una clave única para el evento, lista para conectarse al software o equipo de transmisión que el organizador ya utiliza.

No hay un nuevo flujo de trabajo que aprender: simplemente se configuran un servidor y una clave, tal como los organizadores de eventos virtuales ya están acostumbrados a hacerlo en otros servicios.

Sin costo adicional: así es como funciona

Agregar una transmisión a un evento no genera un cargo adicional. En su lugar, el servicio se subsidia mediante un breve anuncio que se muestra cuando un asistente se conecta a la transmisión, de manera similar a los servicios de video con publicidad, pero limitado al momento en que la persona ingresa y sin interrumpir el evento.

Los organizadores con plan Premium tienen la opción de eliminar completamente este anuncio, algo especialmente útil para eventos en los que una experiencia continua y totalmente personalizada con la marca es más importante.

Diseñado para eventos, no sólo para video

Como la transmisión se encuentra dentro de la misma página del evento donde los asistentes compraron sus boletos, está diseñada alrededor de las necesidades reales de un evento y no como un reproductor de video genérico agregado a la plataforma.

El acceso permanece vinculado a la compra: el boleto desbloquea la transmisión para la persona que lo adquirió, sin que la señal pueda compartirse o reutilizarse libremente en varios dispositivos. De esta manera, las mismas medidas de control que los organizadores utilizan para el check-in presencial también se extienden al público virtual.

¿Para quién está diseñado?

Esta función está pensada especialmente para organizadores de eventos virtuales e híbridos: congresos con sesiones para asistentes remotos, festivales que transmiten un escenario para quienes no pueden asistir presencialmente, webinars y cualquier evento en el que parte del público se conecte desde un lugar distinto al recinto.

Para los eventos híbridos, esto significa que un solo tipo de boleto y una sola plataforma pueden atender tanto al público presencial como al remoto, en lugar de tener que operar dos sistemas diferentes al mismo tiempo.

Disponible ahora

La transmisión en vivo y el video bajo demanda ya están disponibles para cualquier evento en Ticketopolis, sin costo adicional, ya sea con el breve anuncio que aparece al conectarse o eliminándolo por completo con el plan Premium.

Regístrate gratis y agrega una transmisión en vivo a tu próximo evento junto con la venta de tus boletos.

Find it. Book it. Live it. Dondequiera que esté ese “ahí”.

Diplomas automáticos para congresos y expos: reconoce a tus asistentes sin papeleo

Para muchos asistentes, una constancia de asistencia no es un simple beneficio adicional: es una de las razones por las que se inscribieron. Ya sea para obtener créditos de educación continua, acreditar horas de desarrollo profesional o simplemente agregarla a su perfil de LinkedIn, contar con una prueba de su participación es tan importante como el contenido del evento.

El problema es que emitir estas constancias manualmente toma mucho tiempo. Alguien de tu equipo tiene que extraer la lista de asistentes de Excel, verificar quién realmente ingresó al evento, copiar los nombres en una plantilla de Word o PowerPoint para cada persona y enviar los documentos uno por uno. Si organizas un congreso o una capacitación de dos días, pueden ser días de trabajo para una tarea que debería tomar solo unos minutos.

Por qué tus asistentes necesitan una constancia de participación

Ya sea un seminario universitario, un congreso de una asociación profesional o un simposio virtual de 24 horas, cada vez es más común que los asistentes esperen un comprobante digital de su participación, no solo el recuerdo de haber estado ahí.

En los eventos académicos, esa constancia suele estar vinculada con requisitos específicos de educación continua, por lo que debe ser precisa. Tiene que acreditar que una persona se registró, asistió y participó en el evento, no simplemente que compró un boleto.

Y esos son precisamente los datos que una plataforma de venta de boletos ya tiene. El registro permite saber quién se inscribió y qué método de pago utilizó. El acceso mediante códigos QR permite identificar quién realmente asistió. Al combinar ambos datos, tienes todo lo necesario para emitir una constancia que refleje la participación real de cada persona, sin tener que desarrollar un sistema adicional para administrarlas.

Cómo funciona la automatización de diplomas

La función de automatización de diplomas de Ticketopolis se conecta directamente con los datos de registro y acceso de tu evento. Una vez que configuras la constancia, la plataforma genera un diploma o comprobante de asistencia para cada persona que registró su entrada, utilizando al menos tres datos que ya se recopilaron durante la inscripción: nombre del asistente, nombre del evento y fecha. También puedes incluir otros campos según tus necesidades.

No necesitas crear una lista por separado después del evento ni relacionar manualmente los registros de quienes se inscribieron con los de quienes realmente asistieron.

Esta función surgió de más de 15 años de experiencia organizando eventos y de conocer de primera mano las tareas administrativas que se repiten después de cada sesión. La automatización de diplomas responde precisamente a ese trabajo que enfrentan los departamentos universitarios y las asociaciones profesionales al emitir constancias después de sus actividades. Configurar la emisión automática de constancias para tu evento toma menos de cinco minutos desde la configuración del evento.

Un proceso sencillo de principio a fin

Imagina este escenario: tu evento se realiza el sábado, los registros de acceso quedan consolidados esa misma noche y, antes de terminar el día, las constancias ya se enviaron por correo electrónico. Los asistentes no tienen que solicitarlas ni esperar días para recibirlas.

Si organizas eventos académicos, talleres o congresos con varias sesiones, esta automatización también reduce el trabajo administrativo de última hora. La emisión de constancias se convierte en una consecuencia natural de gestionar correctamente tu evento, en lugar de transformarse en un proyecto adicional que comienza cuando todo ya terminó.

Si tu congreso, taller o evento de una asociación entrega diplomas, constancias o cualquier comprobante de asistencia, vale la pena automatizar el proceso desde el principio.

Regístrate gratis en Ticketopolis y configura tu próximo evento para que el reconocimiento a tus asistentes también sea parte de una experiencia bien organizada.

Cómo aprovechar el Buen Fin para vender más boletos para tus eventos

Cada noviembre, el Buen Fin activa el impulso de compra de una gran parte de los consumidores mexicanos. Las tarjetas de crédito salen de las carteras, las bandejas de entrada se llenan de correos con ofertas y cuentas regresivas, y quienes normalmente pospondrían una compra deciden que ese es el fin de semana para hacerla.

Si organizas eventos en Ciudad de México, Monterrey o cualquier otra ciudad, puedes aprovechar ese mismo entusiasmo para vender más boletos. Pero solo funcionará si diseñas tu promoción con cuidado, en lugar de simplemente poner «10% de descuento en todo» en la página de tu evento.

Qué necesita una buena promoción de boletos para el Buen Fin

Una buena promoción para el Buen Fin no consiste en aplicar un descuento generalizado a todos los boletos que vendes. Elige uno o dos tipos de boletos para destacar. Puede ser tu sección de entrada general en preventa o una sección numerada que todavía tenga 40 o 50 lugares disponibles.

Mantén tus boletos premium o por zonas a precio regular, para que quienes quieran los mejores lugares sigan pagando por ellos. La idea es crear una oferta atractiva durante unos días, no una rebaja que, poco a poco, termine convirtiéndose en tu nuevo precio habitual.

Establece una fecha y hora claras tanto para el inicio como para el fin de la promoción, de acuerdo con las fechas oficiales del Buen Fin. Indícalas en la propia página de tu evento, porque una oferta sin una fecha límite visible parece permanente. Quienes creen que pueden esperar hasta la próxima semana generalmente lo hacen y, si la promoción sigue disponible, tendrán todavía menos motivos para comprar de inmediato.

Cómo configurar tu promoción en Ticketopolis

En la configuración de boletos de tu evento, crea un código promocional asociado a los dos tipos de boletos que elegiste, con una fecha de vencimiento propia para que deje de funcionar automáticamente.

Ticketopolis registra los usos del código conforme ocurren, por lo que puedes revisar su desempeño desde el primer día. Así podrás decidir si conviene extender la promoción a unos cuantos boletos más mientras las ventas siguen creciendo o terminarla antes si la sección destacada se agota el sábado por la noche.

Si ya tienes campañas publicitarias en Facebook o TikTok que dirigen a los usuarios a la página de tu evento, el seguimiento mediante píxeles de Ticketopolis te permite evaluar si el tráfico generado durante el Buen Fin realmente se convierte en ventas de boletos y no se queda solamente en clics.

Por qué es importante establecer límites

Si no estableces límites claros, esto es lo que puede suceder: imagina a un organizador que aplica descuentos a todos los tipos de boletos durante todo el fin de semana, sin definir una fecha límite precisa.

Una semana después, quienes compraron a precio regular pueden sentir que pagaron de más por no haber esperado. Algunos incluso podrían posponer sus próximas compras a la espera de otra «oferta», en lugar de comprar al precio habitual.

Una promoción del Buen Fin bien delimitada evita ese problema. Te permite conseguir un aumento real y medible en las ventas durante cinco días en los que los consumidores ya están dispuestos a gastar, sin acostumbrar a tu público a esperar descuentos cada vez que visita tu página.

Tu siguiente paso

El Buen Fin favorece a los organizadores que se preparan desde octubre, no a quienes recuerdan la noche anterior que deberían hacer algo.

Esta semana, elige el tipo de boleto que vas a promocionar. Define la fecha de vencimiento de tu código promocional y prepara las publicaciones para tus redes sociales, listas para compartirlas desde la mañana del viernes en que comience el Buen Fin.

Si todavía no tienes publicada la página de tu evento, regístrate gratis. Crear una te toma menos de cinco minutos, así que aún tendrás buena parte de octubre para preparar tu promoción antes de que llegue el fin de semana.

Democratizar el conocimiento, popularizar el deporte y acercar las artes

Muchas veces nos han preguntado por qué desarrollamos un sistema como ticketopolis. Mucha gente no sabe, pero nosotros empezamos en el 2002 como una agencia que ofrecía estrategias de mercadotecnia apoyadas en tecnología, o al revés, una agencia de desarrollo de sistemas con fundamentos de mercadotecnia. Nuestra misión era muy simple “Hacer crecer su negocio”, queríamos influir positivamente en el crecimiento de nuestra sociedad.

El sistema de inscripciones, como se llamaba en aquel entonces, fue quizá el tercer o cuarto sistema que desarrollamos. El primer evento que atendimos fue un congreso para el Tecnológico de Monterrey llamado “Adictos a la Publicidad”, fue en Agosto del 2003.

Después atendimos muchos eventos, muchos organizados por estudiantes, o por asociaciones sin fines de lucro. A veces con limitantes muy fuertes de tiempo, dinero o recursos, y aun así veíamos cómo con su trabajo y dedicación realizaban eventos importantes para su entorno.

Con el tiempo a todos los eventos les encontramos un común denominador, que era contribuir al crecimiento de la sociedad. Vimos cambiar las vidas de muchos participantes al asistir a este tipo de eventos. Fue entonces que nos dimos cuenta que nuestro trabajo era una herramienta para democratizar el conocimiento, acercar el deporte, las artes, etc. Nos dimos cuenta que desde nuestra trinchera podíamos contribuir a la sociedad y ser actores de cambio.

Esto nos hizo querer poner a disposición de cualquier persona herramientas profesionales que antes estaban sólo al alcance de las grandes empresas. Herramientas que facilitaran la organización de eventos, y así activar la economía, y apoyar el crecimiento en la sociedad.

A través de este sistema, de su tecnología, de nuestra experiencia, podíamos seguir influyendo positivamente en la sociedad, pero ahora a una escala mundial.

Nuestro trabajo no ha terminado, además de incluir nuevas funciones y mejoras a ticketopolis, tenemos en el tintero 3 proyectos paralelos, mucho más orientados a la educación, con la misma intención de democratizar el conocimiento y multiplicarlo.

Síguenos, y sé de los primeros en enterarte de estos nuevos proyectos. Muy seguramente tú también puedes formar parte de ellos.

Bienvenido al blog de Ticketopolis

 

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Aprender sobre nuevas tendencias de negocios, organización de eventos, tecnología, mercadotecnia, redes sociales.

Conocer a detalle funciones de Ticketopolis, sus mejoras, actualizaciones y planes futuros.

Compartir experiencias y conectarte con gente que trabaja y se divierte haciendo lo mismo que tú.

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