Check-in: Cómo eliminar las filas en tu próximo evento

Nada arruina más rápido el ánimo de un asistente que tener que hacer fila antes de que el evento siquiera haya comenzado. Para los organizadores, esa misma fila representa algo más: un cuello de botella que puede retrasar el inicio del evento, frustrar al personal y generar el tipo de caos que después termina reflejándose en las reseñas. El check-in mediante código de barras o QR existe precisamente para resolver este problema, y es una de las mejoras más sencillas que puedes implementar en un evento.

Cómo funciona el check-in

Cuando se compra un boleto, este se genera con un código de barras o QR único, que se envía por correo electrónico y WhatsApp. En la entrada, el personal utiliza un teléfono o tablet con la herramienta de check-in para escanear cada código. El sistema confirma de inmediato si el boleto es válido, si ya fue utilizado y a qué tipo de boleto o zona corresponde. Todo el proceso toma apenas uno o dos segundos por asistente: no hay que buscar nombres manualmente, hacer llamadas por radio a un supervisor ni adivinar qué hacer.

Por qué es mejor que una lista de invitados impresa

Una lista de invitados impresa o basada en una hoja de cálculo requiere que un miembro del personal busque el nombre, confirme la identidad y registre manualmente la entrada. Este proceso se vuelve más lento conforme crece la fila y aumenta la posibilidad de errores a medida que el personal se cansa. El check-in elimina por completo el paso de búsqueda: el propio código contiene toda la información necesaria y los boletos duplicados o que ya fueron escaneados se rechazan automáticamente. Esto también lo convierte en tu primera línea de defensa contra el fraude de boletos.

Además, puede crecer junto con tu evento de una forma que el papel simplemente no puede. Ya sea que tengas una sola entrada para 200 asistentes o doce entradas para 20,000 personas, agregar otra estación de escaneo es tan sencillo como utilizar otro teléfono con un navegador. No tendrás que imprimir listas adicionales ni conciliarlas después.

Qué debes considerar

Algunos detalles prácticos pueden marcar la diferencia entre un check-in ágil y uno que se convierte en un cuello de botella. Por ejemplo, es mejor contar con personal en cada punto de escaneo en lugar de compartir un solo dispositivo, para evitar que un problema en una entrada termine afectando toda la fila.

También es importante considerar el escaneo por zonas en eventos que tienen acceso general además de áreas VIP o backstage. De esta manera, cada tipo de boleto puede dirigirse automáticamente a la entrada que le corresponde.

Información en tiempo real para los organizadores

Además de agilizar el acceso, el check-in mediante código de barras o QR les proporciona a los organizadores algo que un proceso en papel simplemente no puede ofrecer: un conteo actualizado en tiempo real de las personas que realmente han llegado al evento.

Esto resulta útil para mucho más que controlar el acceso. Te permite saber cuándo es conveniente comenzar el evento, si una campaña de marketing realmente se convirtió en asistentes y cómo se compara tu porcentaje de personas que no se presentaron con el total de boletos vendidos.

Cómo empezar

En Ticketopolis, el check-in mediante código de barras o QR está incluido como parte de la plataforma, con la posibilidad de escanear desde cualquier teléfono o tablet. Los resultados se sincronizan automáticamente con tu tablero de analítica en tiempo real. No necesitas comprar equipo adicional ni realizar una configuración especial más allá de generar los boletos de tu evento.

Si en tu último evento terminaste con una lista en la mano y una fila que llegaba hasta la puerta, vale la pena probar una alternativa. Regístrate gratis y configura el check-in de tu próximo evento en cuestión de minutos.

Cómo aceptar pagos con criptomonedas para boletos de eventos

Las criptomonedas han dejado atrás su etapa de adopción temprana y cada vez es más común que los organizadores de eventos reciban una pregunta muy sencilla de su público: “¿Puedo pagar con criptomonedas?” Para festivales, conferencias y eventos comunitarios dirigidos a personas que ya utilizan monedas digitales, ofrecer esta opción puede marcar la diferencia entre concretar una venta o perderla en el proceso de pago.

¿Por qué ofrecer criptomonedas como opción de pago?

La razón para aceptar criptomonedas no es ideológica, sino práctica. Algunas personas, especialmente en comunidades de tecnología, videojuegos e internacionales, simplemente prefieren pagar de esta manera. Para quienes compran desde otro país, las criptomonedas también pueden ser una alternativa más sencilla que lidiar con conversiones de moneda o rechazos de tarjetas emitidas por bancos extranjeros.

El principio general es el mismo, independientemente del método de pago: entre más opciones de pago ofrezcas, menos personas abandonarán la compra porque no encuentran la forma de pago que prefieren.

¿Cómo funciona en la práctica?

En una plataforma moderna de venta de boletos, aceptar criptomonedas no significa que el organizador tenga que administrar personalmente una cartera digital ni estar pendiente de los tipos de cambio. La plataforma se encarga de la conversión y la liquidación del pago.

Desde el lado del organizador, una venta con criptomonedas se ve igual que cualquier otra transacción en el panel de control: un boleto vendido, un pago confirmado y los fondos registrados en sus reportes.

Para el comprador, la experiencia es simplemente otra opción dentro del proceso de pago, junto con tarjeta, efectivo y pagos a plazos. Selecciona criptomonedas, completa la transacción desde su cartera digital y recibe su boleto exactamente como cualquier otro comprador, incluyendo la entrega por WhatsApp y correo electrónico.

Lo que los organizadores deben saber

Hay algunos aspectos importantes que conviene tener en cuenta al aceptar pagos con criptomonedas para un evento.

La moneda de liquidación es importante: los fondos llegan a tu cuenta en moneda local, por lo que no tienes que preocuparte por sorpresas relacionadas con la volatilidad de las criptomonedas.

También es importante establecer claramente las políticas de reembolso, ya que revertir una transacción con criptomonedas no es exactamente igual que revertir un pago con tarjeta.

Por último, si una parte de tu público elige tu evento precisamente porque acepta criptomonedas, conviene destacar esta opción en la página del evento. Asegúrate de que los asistentes sepan que está disponible antes de iniciar su proceso de compra.

¿Quiénes pueden beneficiarse más?

El pago con criptomonedas suele ser especialmente relevante para conferencias de tecnología y videojuegos, eventos internacionales con asistentes de distintos países y eventos comunitarios o independientes dirigidos a personas que ya participan activamente en comunidades de criptomonedas y Web3.

Para el evento adecuado, aceptar criptomonedas elimina una barrera real al momento de comprar un boleto.

¿Cómo configurarlo?

Ticketopolis incluye las criptomonedas como uno de sus métodos de pago integrados, junto con tarjetas, efectivo y opciones de pago a plazos. No necesitas hacer ninguna configuración especial para comenzar a utilizarlas.

Si tu público ya te está preguntando si puede pagar con criptomonedas, no hay razón para seguir perdiendo esas ventas. Regístrate gratis y agrega las criptomonedas como opción de pago en tu próximo evento.

Democratizar el conocimiento, popularizar el deporte y acercar las artes

Muchas veces nos han preguntado por qué desarrollamos un sistema como ticketopolis. Mucha gente no sabe, pero nosotros empezamos en el 2002 como una agencia que ofrecía estrategias de mercadotecnia apoyadas en tecnología, o al revés, una agencia de desarrollo de sistemas con fundamentos de mercadotecnia. Nuestra misión era muy simple “Hacer crecer su negocio”, queríamos influir positivamente en el crecimiento de nuestra sociedad.

El sistema de inscripciones, como se llamaba en aquel entonces, fue quizá el tercer o cuarto sistema que desarrollamos. El primer evento que atendimos fue un congreso para el Tecnológico de Monterrey llamado “Adictos a la Publicidad”, fue en Agosto del 2003.

Después atendimos muchos eventos, muchos organizados por estudiantes, o por asociaciones sin fines de lucro. A veces con limitantes muy fuertes de tiempo, dinero o recursos, y aun así veíamos cómo con su trabajo y dedicación realizaban eventos importantes para su entorno.

Con el tiempo a todos los eventos les encontramos un común denominador, que era contribuir al crecimiento de la sociedad. Vimos cambiar las vidas de muchos participantes al asistir a este tipo de eventos. Fue entonces que nos dimos cuenta que nuestro trabajo era una herramienta para democratizar el conocimiento, acercar el deporte, las artes, etc. Nos dimos cuenta que desde nuestra trinchera podíamos contribuir a la sociedad y ser actores de cambio.

Esto nos hizo querer poner a disposición de cualquier persona herramientas profesionales que antes estaban sólo al alcance de las grandes empresas. Herramientas que facilitaran la organización de eventos, y así activar la economía, y apoyar el crecimiento en la sociedad.

A través de este sistema, de su tecnología, de nuestra experiencia, podíamos seguir influyendo positivamente en la sociedad, pero ahora a una escala mundial.

Nuestro trabajo no ha terminado, además de incluir nuevas funciones y mejoras a ticketopolis, tenemos en el tintero 3 proyectos paralelos, mucho más orientados a la educación, con la misma intención de democratizar el conocimiento y multiplicarlo.

Síguenos, y sé de los primeros en enterarte de estos nuevos proyectos. Muy seguramente tú también puedes formar parte de ellos.

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